Meldingen verwerken zonder handjes
De moderne kwaliteitsmanager is continu op zoek naar mogelijkheden om zijn of haar organisatie te verbeteren. Elke dag een streepje beter en een fractie efficiënter levert op termijn kwaliteitswinst en een betere concurrentiepositie op.
Het nut van meldingen
Een geïnspireerde en ervaren kwaliteits- of risicoprofessional kan echt wel wat verbeteringen zelf bedenken, maar de beste bron van informatie en inspiratie is toch de eigen organisatie. Je collega’s kennen hun eigen werk het beste en zien als eerste de mogelijkheden om te verbeteren. Al die informatie verzamel en verwerk je in je KMS met een effectief meldingensysteem. Meldingen verzamelen is niet moeilijk, maar effectief verwerken is een ander verhaal. Zonder managementsysteem verdrink je al snel in het werk dat daar bij komt kijken. Uiteindelijk blijven meldingen liggen en krijg je weinig gedaan. Lekker motiverend voor je collega’s die de moeite hebben genomen om te melden.
Grote diversiteit aan meldingen
Meldingen kunnen betrekking hebben op veiligheid, kwaliteit, duurzaamheid en milieu, personeel, klanten en leveranciers, financiële zaken, innovatie, communicatie en samenwerking.
Jouw KMS moet al die variaties aankunnen. Want hoe breder de scope van je verbeterplan, hoe groter het effect. Met een brede benadering voorkom je ook dat verbeteringen op het ene vlak teniet worden gedaan door gemiste kansen op het andere vlak.
Je eerste stappen in digitalisering
Je hebt ongetwijfeld al een manier gevonden om je werk als QHSE/KAM manager digitaal te maken. Wij zien in de praktijk veel houtje touwtje constructies met Teams locaties, G: schijven, Excel, Sharepoint en Power BI. Zo’n houtje touwtje constructie lijkt te werken, maar het tegendeel is waar. Zo’n systeem werkt niet voor je, maar tegen je. Jij moet zo’n systeem in de lucht houden, maar zo’n systeem helpt niet om jou in de lucht te houden. Een houtje touwtje constructie zorgt dat je het operationeel superdruk hebt, maar dat je op hoofdlijnen geen steek vooruit komt.
Wat is nu precies de kracht van een digitaal KMS/QMS?
Vergelijk Kwaliteitsmanagement eens met Finance. Werken ze bij Finance met een boekhoudprogramma als Exact, Afas, Snelstart of MoneyBird? Of boeken ze daar nog journaalposten in Excel? Boekhoudsoftware neemt veel handwerk over en creëert realtime inzicht in alles wat je financieel gezien wil weten. Met kwaliteitsmanagement werkt dat net zo.
Hoe werken meldingen in je ISO2HANDLE KMS
Laten we ons veel geprezen KAVI-formulier eens als voorbeeld pakken. KAVI staat voor Klacht, Afwijking, Verbeterpunt of Incident. Dat ene formulier is geschikt om al die soorten meldingen te verwerken. Dat komt omdat het voorwaardelijk is ingericht.
Voorwaardelijk betekent dat het formulier zich tijdens het invullen aanpast aan de functie die het heeft. Selecteer je bovenaan in het formulier dat het een Klacht is, dan serveert het formulier relevante vragen over die klacht. Maar selecteer je Incident, dan wordt het een incidentenformulier. Het voordeel is dat je maar één formulier nodig hebt voor 90% van de meldingen die in je organisatie voorkomen. Dat formulier maakt je eenvoudig beschikbaar voor je collega’s via de ISO2HANDLE app of door het in je Sharepoint (of andere software of apps die je gebruikt) te embedden.
De meldingen die binnenkomen kun je voorzien van automatische opvolging en workflows. Een klachtenformulier wordt door het systeem automatisch naar een andere behandelaar gerouteerd dan een incidentenformulier. Bovendien kun je per meldingssoort een automatische eerste root cause analysis inrichten. Met die RCA kun je de routering van je melding finetunen. Fysieke veiligheidsincidenten landen zo ergens anders dan security breaches. En allemaal zonder jouw tussenkomst.
Aan meldingen gekoppelde workflows kun je vervolgens geautomatiseerd stimuleren en bewaken. Stimuleren kun je doen door het systeem automatische notificaties te laten versturen naar behandelaars. Een automatische notificatie bijvoorbeeld dat er een nieuwe melding moet worden opgepakt. En een automatische notificatie als dat niet binnen een bepaalde tijd is gebeurd. Die automatisering hoeft je maar één keer in te richten. Daarna hoef je zelf geen collega’s meer achter de broek te zitten. Dat is ook wel eens lekker, nietwaar?
Je meldingenoverzicht laat je precies zien welke meldingen zijn opgepakt en afgerond en welke blijven liggen. Op elke melding kun je inzoomen om te zien waar het om gaat en wie de behandelaar is. Als je het nodig vindt, kun je handmatig ingrijpen zaken waar geen beweging in zit. Je richt je voortaan alleen nog op alles wat buiten de bandbreedte dreigt te lopen. Dat bespaart je enorm veel werk en zorgt ervoor dat je echt in je kracht komt als QHSE/KAM manager.
In je kwaliteitsdashboard vind je de visuele weergave van alle metrics die je belangrijk vindt. Deels zijn dat je KPI’s, maar je gedetailleerde informatie rondom meldingen en effectiviteit van opvolging kun je daar met hetzelfde gemak zien en analyseren. Dat is perfecte en vooral ook realtime informatie voor jou en je management team.
Het ISO2HANDLE platform is veelzijdig, flexibel en gebruiksvriendelijk. Je kunt het precies zo inrichten dat het bij jouw organisatie en jouw inzichten past. Het bespaart je veel handwerk en het verhoogt de kwaliteit van jouw werk. Het systeem kost een fractie van een maandsalaris, maar bespaart potentieel meerdere maandsalarissen.
Ga je met dit systeem aan de slag, dan krijg je er de warme en persoonlijke begeleiding van een fijne en gedreven club mensen van ISO2HANDLE bij. De grote vraag is eigenlijk waarom je dat níet zou willen.
Zullen we eens kennismaken? We laten je graag zien hoe ons platform werkt. Via de button hieronder plan je eenvoudig een vrijblijvende online demo van 30 of 40 minuten.
