Wat begint met een donatie, eindigt zelden als afval. De Kringloper geeft herbruikbare spullen een tweede leven en recyclet wat niet meer hergebruikt kan worden tot nieuwe grondstoffen.
Een organisatie met een maatschappelijke missie, meerdere locaties en een diverse groep medewerkers en vrijwilligers. Wij spraken met Judith Luttge, Roel Luykx, Jaimie Franken en Martin Baselier over hoe ISO2HANDLE hun dagelijkse werk veranderde.
Judith Luttge werkt als projectleider bij De Kringloper en trok de implementatie van ISO2HANDLE. Ze herkende een probleem dat bij veel organisaties speelt.
Processen en werkinstructies waren versnipperd door de organisatie.
"Er was veel uitgeprint, waardoor er met verouderde documenten gewerkt werd. Als er wat wijzigde, hadden we daar weinig controle op."
De oplossing was helder: één centrale plek voor alle informatie, goed bij te houden en voor iedereen toegankelijk.
"We wilden echt een centrale plek waar we onze processen, handboek, registraties en meldingen terug konden vinden en wat ook eenvoudig up-to-date gehouden kon worden. Om die reden zijn we op zoek gegaan naar een managementsysteem waarin dat kon. En ISO2HANDLE is dat systeem geworden." Zegt Judith.
Roel Luykx is KAM medewerker bij De Kringloper. Hij ziet de impact dagelijks terug in de praktijk. Formulieren worden gedigitaliseerd, meldingen worden centraal geregistreerd en medewerkers krijgen automatisch terugkoppeling over de status van hun registraties.
"De medewerkers kunnen precies zien waar ze aan toe zijn, waar hun melding blijft en bij welke verantwoordelijkheid hun registratie past. Het systeem vormt de basis voor de terugkoppeling naar de medewerker."
Papieren registraties verdwenen vroeger regelmatig in een la. Dat risico is er niet meer, vertelt Roel.
"Zodra een registratie is ingevoerd, is die direct zichtbaar in het dashboard. Met de juiste KPI's altijd binnen handbereik."
Jaimie Franken werkt als medewerker inname en verwerkt dagelijks chemisch afval dat nauwkeurig onderverdeeld moet worden.
"Vroeger moesten we dat allemaal opschrijven op lijsten en dat kostte heel veel tijd. Nu is het gewoon tik tik tik en het is klaar." Zegt Jaimie.
Tijd is kostbaar. Zeker in een organisatie als De Kringloper, waar de agenda vaak vol is. Volgens Jaimie zit de winst juist in de kleine dingen.
"Elke tien minuten die je uitspaart is gewoon tien minuten, en dan kan je veel doen."
Martin Baselier is ICT medewerker bij De Kringloper en houdt zich bezig met de inrichting van het platform. Wat hem opvalt, is de vrijheid die het systeem biedt.
"Het is heel fijn dat het flexibel is, dat je het precies zo in kan richten als je zou willen."
Die flexibiliteit is bij een organisatie als De Kringloper geen bijzaak. Met meerdere locaties, processen en een diverse groep medewerkers moet een kwaliteitsmanagementsysteem echt passen bij de praktijk, en niet andersom.
Judith blikt terug op wat de samenwerking met ISO2HANDLE concreet heeft opgeleverd. Processen zijn vereenvoudigd, documenten staan centraal en werkplekinspecties verlopen digitaal.
Maar misschien wel het belangrijkste: het platform is niet iets van de afdeling kwaliteit of ICT geworden. Het is van de hele organisatie.
"Wat ik het mooist vind, is dat het echt een systeem van iedereen is geworden. Niet iets wat opgelegd voelt, maar iets wat mensen omarmen omdat het hun werk makkelijker maakt."
