Wie is Prevermo?
Prevermo Groep B.V is een vooraanstaand Shared Service Center gevestigd in Nijmegen. Vanuit 1 overkoepelende organisatie ondersteund Prevermo de diensten van 8 bedrijven op het gebied van preventie, verzuim en arbeidsmobiliteit.
Wat doet Prevermo?
Prevermo is het Shared Service Center (SSC) voor alle bovengenoemde bedrijven en levert de ondersteunende diensten (Finance & Control, ICT, HRM, Juridisch & kwaliteit). Het bedrijf heeft zich gespecialiseerd in duurzame inzetbaarheid en zet zich in om een betekenisvol leven voor mensen te bevorderen door duurzame participatie op de Nederlandse arbeidsmarkt te stimuleren.
Wat was de uitdaging binnen de organisatie?
Prevermo maakte een snelle groei door en inmiddels bestaat de hele groep uit meer dan 300 medewerkers. De bestaande structuur van SharePoint met Word en Excell documenten paste niet meer bij de organisatie om alle informatie en registraties goed en overzichtelijk beschikbaar te stellen en te beheren. Dit leidde tot een gebrek aan overzicht en bracht tevens uitdagingen met zich mee op het gebied van kwaliteitsmanagement, privacy en informatiebeveiliging.
Waarom koos Prevermo voor ISO2HANDLE?
Om deze uitdagingen aan te pakken, besloot Prevermo over te stappen naar een centraal en gestructureerd kwaliteitsmanagementsysteem. Tijdens een vergelijkend onderzoek sprong ISO2HANDLE eruit omdat software zich eenvoudig aanpast naar de wensen van het bedrijf en de kennis en kunde voor de implementatiebegeleiding goed uit de bus kwam. Heel erg no noncens en doelgericht met veel persoonlijke aandacht en begeleiding. Daarbij was het prijstechnisch ook een meevaller en dat met deze uitgebreide mogelijkheden van deze software.
Hoe verliep het implementatieproces?
ISO2HANDLE biedt een breed scala aan mogelijkheden en is erg flexibel, waardoor maatwerk niet nodig was. We kregen tijdens de implementatie de juiste ondersteuning en training waardoor we zelf snel de wegwijs waren met ISO2HANDLE. Met de handige editors konden we zelf eenvoudig onze documentatie stroomlijnen overige bestanden overzetten en formulieren inrichten zoals wij dan voro ogen hadden. En met de automatische workflows ondersteunen we onze bedrijfsprocessen en houden we de flow makkelijk gaande. De begeleiding was en is echt goed en heeft ons enorm geholpen. Het team is goed bereikbaar en zorgt ervoor dat we snel geholpen worden bij een vraag. Heel prettig!
“Het team van ISO2HANDLE heeft ons uitstekend ondersteund bij de implementatie.”
Functionaliteiten
We hebben nu een moederomgeving van waaruit we de standardisering vorm geven. Hiervoor maken we gebruik van de diverse functionaliteiten van ISO2HANDLE. Wat goedgekeurd is en gebruikt mag worden kunnen we doorzetten naar onze dochteromgevingen. Alle belangrijke dat komt vanuit de dochters samen in onze rapportage omgeving die voor het hoger management de juiste inzichten geeft. Het geheel van stuur data wordt ook weer gekoppeld aan Power BI zodat het aansluit bij de rest van onze data stromen. We kunnen uniform door de gehele organisatie risicoanalyses, klanttevredenheidsonderzoeken en andere belangrijke analyses uitvoeren. En grip houden op de voortgang van onze risico's en bijbehorende maatregelen. Op basis van deze analyses nemen we passende maatregelen. Met het dashboard van ISO2HANDLE kunnen we ook eenvoudig filteren op specifieke onderwerpen zoals data privacy impact analyse en interne audit en klanttevredenheidsonderzoek.
Hoe heeft ISO2HANDLE jullie geholpen?
ISO2HANDLE is een integraal onderdeel geworden van onze dagelijkse werkzaamheden op het gebied van privacy, kwaliteit en informatiebeveiliging. We werken wekelijks met de applicatie en maken optimaal gebruik van de beschikbare functionaliteiten. Het heeft ons geholpen om onze processen te stroomlijnen en de kwaliteit van ons werk te verbeteren. Met ISO2HANDLE hebben we een gebruiksvriendelijke en schaalbare tool in handen waarmee we onze taken efficiënt kunnen uitvoeren.
Hoe is de ondersteuning en service van ISO2HANDLE?
We wilden een snelle en gemakkelijke manier om eventuele problemen op te lossen. Met ISO2HANDLE kunnen we eenvoudig een ticket indienen en rechtstreeks contact opnemen met de supportafdeling. Dit heeft geleid tot een efficiënte afhandeling van eerstelijns problemen, waardoor we niet langer afhankelijk zijn van externe consultants. Het geeft ons gemoedsrust, wetende dat er betrouwbare ondersteuning beschikbaar is wanneer we die nodig hebben.
Hebben jullie nog nieuwe features ontdekt tijdens het gebruik van ISO2HANDLE?
Absoluut! Tijdens het gebruik van ISO2HANDLE hebben we verschillende features ontdekt die onze workflow verder hebben verbeterd. Een voorbeeld hiervan is het gebruik van widgets. We zijn begonnen met het gebruik van een widget die specifiek gericht is op het melden van incidenten, zoals een datalek. Zodra een melding wordt gemaakt, ontvangt de kwaliteitsmanager automatisch een notificatie. Deze functie stelt ons in staat om snel te reageren op incidenten en de nodige acties te ondernemen.
Conclusie
op het gebied van kwaliteitsmanagement en procesbeheer. Het centrale kwaliteitsmanagementsysteem heeft er bij ons gezorgd voor een verbeterd overzicht, verhoogde efficiëntie en een verhoogde kwaliteit van de dienstverlening. Bovendien heeft de ondersteuning en service van ISO2HANDLE bijgedragen aan een robuuste implementatie en een snelle afhandeling van problemen.
Met ISO2HANDLE heeft Prevermo niet alleen hun processen gestroomlijnd, maar ook hun focus op duurzame inzetbaarheid versterkt. Door middel van een geïntegreerd kwaliteitsmanagementsysteem kunnen ze nu proactief inspelen op uitdagingen op het gebied van verzuim, preventie en arbeidsmobiliteit, waardoor ze waardevolle bijdragen leveren aan een betekenisvol leven van mensen op de Nederlandse arbeidsmarkt.
