Als werkgever wil je graag dat je medewerkers gezond en vitaal blijven. Daarin heb je ook een verantwoordelijkheid, die is gedefinieerd in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). De Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) is een onderdeel van die Arbowet. Met een RI&E breng je alle risico’s binnen je bedrijf in kaart. Als je dat hebt gedaan, kun je maatregelen en acties nemen om die risico’s weg te nemen of in elk geval te verkleinen.
Wettelijke verplichting
Een RI&E is verplicht voor elk bedrijf dat een of meer medewerkers in dienst heeft. Als je meer dan 25 werknemers hebt, moet je je RI&E laten toetsen door een gecertificeerde arbodienst of arbokerndeskundige. Op die regel is één uitzondering: als je jouw RI&E met een erkend branche instrument maakt, is die toetsing niet nodig. Veel nuttige informatie over alles rond de RI&E vind je via het Steunpunt RI&E.
Passend bij de werksituatie
Niet elke RI&E is hetzelfde en dat is ook logisch. Het risicoprofiel van een accountantskantoor is tenslotte anders dan van een bouwbedrijf. Daarom mag je een RI&E maken, die past bij de werksituatie van je bedrijf. Een vast onderdeel van de RI&E is het plan van aanpak, waarin de maatregelen staan die je gaat nemen om de geïnventariseerde risico’s aan te pakken. Een RI&E maken is niet moeilijk, maar het kost wel wat tijd.
RI&E onder controle krijgen
Het hebben van een RI&E is één ding, het managen van een RI&E is ‘a completely different story’. Als je jouw bedrijfsrisico’s in kaart hebt gebracht, wil je ze natuurlijk evalueren en bekijken hoe je die risico’s kunt verkleinen of beheersen zodat ze naar een acceptabel niveau worden gebracht. Maar wat is acceptabel? Hoe koppel je beheersmaatregelen aan de risico’s die je hebt geïnventariseerd? Wie maak je verantwoordelijk voor welke beheersmaatregel? Hoe controleer je of die verantwoordelijkheid wordt opgepakt? Hoe weet je of beheersmaatregelen zijn geïmplementeerd? Wat is het restrisico dat na de implementatie per beheersaspect overblijft? Hoe ontwikkelt zich dat restrisico over tijd?
Een beetje kwaliteits-/risicomanager moet concrete antwoorden kunnen geven op die vragen. Dan is het wel fijn als je al die aspecten onder controle kunt brengen met handige en complete software. Kijk daarvoor eens naar de RI&E component in het ISO2HANDLE platform.
RI&E laten leven op de werkvloer
Als je na het samenstellen van je RI&E overgaat tot de orde van de dag is dat een gemiste kans. Je maakt zo’n aanpak tenslotte niet voor niets. Daarom geven wij je graag inspiratie met 10 tips om je RI&E tot leven te laten komen in je bedrijf.
Tip 1: Betrek medewerkers actief
Het is om te beginnen al een goed idee om je medewerkers bi de totstandkoming van je RI&E te betrekken. Zij hebben zelf een goed beeld van de risico’s die ze in hun werk lopen. Naast dat inhoudelijke argument is het maken of onderhouden van een RI&E ook een positief signaal naar je medewerkers. Het laat zien dat je hun gezondheid en vitaliteit serieus neemt en dat je hun inbreng bij het maken of onderhouden van de RI&E waardeert.
Praktisch gesproken kun je denken aan werkvloerinterviews, waarin je medewerkers vraagt om hun input over veiligheid en risico’s. Je zou ook een werkgroep kunnen samenstellen, die verantwoordelijk is voor het onderhouden en implementeren van de RI&E. Die werkgroep kan bijvoorbeeld een vaste kern hebben, met een flexibele schil van wisselende medewerkers. Voor optimale acceptatie is het aan te raden om in zo’n werkgroep leidinggevenden en medewerkers te laten deelnemen. Het is ook belangrijk dat medewerkers risico’s kunnen melden via een centraal meldpunt. Je zou hier de meldingencomponent van je ISO2HANDLE platform voor kunnen gebruiken. Als je hiervoor een intranet gebruikt (bijvoorbeeld Sharepoint) zou je dat eenvoudig kunnen koppelen met ISO2HANDLE. Wat je medewerkers via Sharepoint invoeren komt dan rechtstreeks in je digitale kwaliteitsmanagementsysteem terecht. Dat is superhandig want vanuit die omgeving kun je melding geautomatiseerd opvolgen. Je hoeft dat dan niet handmatig te doen.
Tip 2: Maak je RI&E praktisch en zichtbaar
Zichtbaarheid is belangrijk voor acceptatie, want een RI&E die in een la ligt te verstoffen zal niet snel op het netvlies komen bij je mensen. Gebruik daarom posters, infographics, video’s en publicaties op je intranet om veilig en gezond werken onder de aandacht te brengen. Je kunt je per publicatie richten op de belangrijkste thema’s en punten uit je RI&E.
Je kan ook praktijkoefeningen en simulaties organiseren. Zo leer je je medewerkers bijvoorbeeld hoe ze moeten handelen in een gevaarlijke situatie. Als ze een paar keer hebben geoefend, zullen ze beter kunnen handelen in de echte praktijk.
Los hiervan kun je veiligheidsregels integreren in dagelijkse briefings, nieuwsbrieven, teamvergaderingen of start werkgesprekken.
Tip 3: Voer continu monitoring en updates uit
In veel werkomgevingen is het normaal dat van tijd tot inspectierondes worden gelopen. Die kun je eenvoudig combineren met veiligheidsrondes, waarbij je samen met medewerkers dus op meer manieren tegelijk kijkt naar de werkplek. Ook je inspectierondes en veiligheidsrondes (los of gecombineerd) kun je natuurlijk via je smartphone op ISO2HANDLE doen. Voeg de input van de werkvloer toe aan de RI&E en laat daarmee zien dat opmerkingen serieus worden genomen.
Tip 4: Maak veiligheid onderdeel van bedrijfscultuur
Leidinggevenden moeten het goede voorbeeld geven door veiligheidsregels strikt na te leven en collega’s proactief te helpen om hetzelfde te doen. Dit is iets wat je in je MT kan bespreken zodat veiligheid op werkplek een breed draagvlak krijgt bij de bedrijfstop. Werk aan een cultuur waarin er sprake is van open communicatie. Het streven moet zijn dat medewerkers zich veilig voelen om risico’s of problemen te melden zonder angst voor repercussies. Beloon je kan collega’s die risico’s signaleren en verbetervoorstellen aandragen met een compliment of een kleine attentie. Hiermee benadruk je dat je hun inbreng waardeert, wat anderen stimuleert om ook actief mee te doen.
Tip 5: Evalueer en verbeter continu
Plan evaluatiesessies met medewerkers over de effectiviteit en actualiteit van RI&E-acties uit het plan van aanpak. Deze reflectiemomenten geven je de kans om je RI&E up to date te houden en tegelijkertijd onder de aandacht te brengen. Analyseer incidenten en bijna-ongelukken en verwerk de lessen direct in je RI&E. Ondertussen check je natuurlijk of je RI&E nog steeds aansluit bij de actuele processen, nieuwe machines en aangepaste wet- en regelgeving.
Tip 6: Zorg voor aantrekkelijke en interactieve trainingen
Je medewerkers gaan natuurlijk geen veiligheidsinstructies en -procedures bestuderen en uit hun hoofd leren. Als je wil dat ze veiliger gaan werken, kun je ze beter laten oefenen met echte scenario’s die op hun werkplek kunnen voorkomen. Om het leuk te maken kun je nog die scenario’s nog vertalen naar interactieve spellen, quizzen of uitdagingen. Gamification noemen we dat en het werkt heel goed. Het is wel slim om regelmatig korte momenten van aandacht voor veiligheid te creëren. Dat is beter dan één lange training per jaar.
Tip 7: Koppel RI&E aan de praktijk
Je kunt veiligheid heel goed bespreekbaar maken tijdens een teamoverleg en start- of eindbespreking, waar het gaat om projecten. Bij een start werkoverleg in de bouw is veiligheid vaak een vast onderdeel van de bespreking. Op dat soort momenten kun je ook aantonen hoe actiepunten uit de RI&E direct kunnen bijdragen aan het verminderen van incidenten. Communiceer ook regelmatig over de behaalde resultaten. Bijvoorbeeld dat er in je bedrijf al x maanden wordt gewerkt zonder ongevallen.
Tip 8: Creëer een gevoel van eigenaarschap
Zonder probleemeigenaar gaat er niks gebeuren. Daarom is het goed om specifieke actiepunten uit de RI&E toe te wijzen aan medewerkers of teams. Daarbij is het belangrijk dat die verantwoordelijken ook een bepaalde mate van autonomie hebben. Ze moeten zelf kunnen werken aan oplossingen voor risico’s op hun werkplek. Ze zijn tenslotte zelf ook de beste ervaringsdeskundigen die je kunt bedenken. En als jouw medewerkers dan met input komen, laat dan ook zien hoe die input wordt verwerkt in de RI&E en welke resultaten dat oplevert.
Tip 9: Organiseer veiligheidscampagnes en evenementen
Om veilig werken onder de aandacht te brengen of houden zou je jaarlijks een themaweek kunnen organiseren waarin extra aandacht wordt besteed aan risico’s en preventie. Tijdens deze Veiligheidsweek kun je experts of ervaringsdeskundigen uitnodigen om te spreken over veiligheid. Om het onderwerp levend te houden kun je ook weer denken aan een andere vorm van gamification. Als je veiligheid in een score kunt vatten, organiseer dan een veiligheidscompetitie. Zo kun je teams tegen elkaar laten strijden om een maandelijkse of jaarlijkse beloning. Daarbij hoef je niet direct te denken aan grote cadeaus of bedragen. Een beloning kan ook immaterieel of symbolisch zijn.
Tip 10: Maak er een PDCA-cyclus van
Organiseer je beheersmaatregelen in een PDCA-cyclus. Dan zorg je dat ze altijd actueel en relevant zijn. Dat levert je een RI&E op, die op elk moment in goede conditie verkeert. Er zitten geen overbodige of minder relevante beheersmaatregelen in en daarmee blijft het een actief en hanteerbaar instrument.
Maak je werk effectiever met goede software
Je leven wordt wel een stuk gemakkelijker als je goede RI&E software gebruikt. Het helpt je om RI&E vragen in vraagdomeinen te organiseren. Je koppelt eenvoudig automatische workflows en taken aan vragen die actie behoren. Je ziet direct welke taken nog niet zijn opgepakt of afgerond en automatische notificaties helpen je in de opvolging. Je gebruikt je RI&E dashboard in combinatie met je andere QHSE/Kam dashboards voor compleet overzicht en optimale controle. Deze functionaliteit en nog veel meer vind je in het ISO2HANDLE platform. Heb je interesse om dit eens uitgebreider te bekijken - bijvoorbeeld via een online demo - neem dan contact met ons op.
