Maak van veilig werken een cultuur
Als je in je auto stapt, doe je automatisch je veiligheidsgordel om. Je denkt daar niet over na. En als je het een keer vergeet, voelt het meteen vreemd. Je auto en je partner herinneren je aan die gordel, waarna je al snel weer veilig achter het stuur zit.
Dat patroon is interessant, want het heeft een belangrijke grondslag: cultuur. Cultuur is alles wat door de samenleving wordt voortgebracht (in tegenstelling tot natuur). Het wordt in deze context ook wel omschreven als de sfeer en tradities of gewoonten van een bepaalde gemeenschap.
In dit geval heeft de gemeenschap van automobilisten dus een gewoonte ontwikkeld om de gordel om te doen. Dat doen automobilisten omdat ze het er over eens zijn dat dat veiliger is. Die consensus is niet binnen een paar weken ontstaan, geaccepteerd en doorleefd. Daar zijn tientallen jaren en heel veel verschillende campagnes, bekeuringen en ontwikkelingen overheen gegaan.
Veiligheid, gezondheid en milieu (VCA) in je bedrijf
Deze metafoor kun je ook vertalen naar veiligheid in je bedrijf. Een bouwhelm en stalen neuzen zijn echt goede ideeën voor een bouwplaats. Als je vanaf je oplegger met een kraan gaat lossen, is het wel handig om te weten dat je moet stempelen. Hoe krijg je voor elkaar dat je medewerkers veilig werken omarmen en zich er consequent naar gaan gedragen? Dat lukt niet als je enkel een briefje met veiligheidsregels op het prikbord hangt. Daar is echt wat meer voor nodig. Een cultuur van veilig werken moet je over langere tijd zorgvuldig en consequent ontwikkelen.
Waarom is een veilig werken cultuur belangrijk?
Het is de moeite waard om te investeren in een cultuur van veilig werken. Een sterke veiligheidscultuur helpt risico’s te verminderen en voorkomt ongevallen en letsel. Een veilige werkomgeving zorgt dat medewerkers zich comfortabel voelen, wat hun productiviteit en moraal verbetert. Hoe meer ongevallen je kunt voorkomen hoe beter dat is. Want ongevallen kunnen leiden tot dure claims, kostbaar herstelwerk en reputatieschade. Over reputatie gesproken, bedrijven met een sterke veiligheidscultuur trekken gemakkelijker klanten, partners en talent aan die waarde hechten aan veiligheid. Dus tel uit je winst.
Hoe creëer je een cultuur van veilig werken?
Een cultuur van veilig werken bouw je niet van de ene op de andere dag. Met consistentie, leiderschap en betrokkenheid kun je het fundament leggen voor een werkomgeving waar iedereen veilig en met vertrouwen zijn werk doet. De vraag is natuurlijk wat je daar allemaal voor moet doen.
Allereerst is het verstandig om veiligheid, gezondheid en milieu (VCA) op de strategische agenda te zetten. Dat wil zeggen dat je veiligheid als kernwaarde benoemt in de visie, missie en doelen van je bedrijf. Integreer veiligheid in beleidsdocumenten en processen in je bedrijf. Zo zorg je dat het geen losstaand onderwerp wordt. Is dat gedaan? Neem het thema veiligheid dan eens mee in de reguliere besprekingen met en presentaties aan je collega’s om het onderwerp te bespreken.
Vervolgens kun je leiderschap tonen door zelf het goede voorbeeld te geven. Dat doe je door jezelf en je management te verplichten om veiligheidsregels consequent te volgen en te promoten. Toon zichtbaar commitment, bijvoorbeeld door zelf aanwezig te zijn bij veiligheidsrondes of trainingen.
Betrek medewerkers en train en informeer ze continu. Vraag aan je medewerkers om mee te denken over hoe veiligheid steeds beter kan in je bedrijf. Vaak hebben medewerkers een heel concreet beeld bij veiligheid omdat zij hun eigen praktijk als beste kennen. Organiseer regelmatig veiligheidstrainingen, zowel voor nieuwe medewerkers als voor bestaande teams.
Een belangrijk aspect is ook om te zorgen voor een open meldcultuur. Zorg dat je medewerkers zich niet belemmerd voelen om onveilige situaties, bijna-ongevallen en incidenten te melden. Dat kun je organiseren door anonimiteit te waarborgen maar vooral ook door meldingen positief te benaderen. Als incidenten of bijna-incidenten worden gemeld, moeten meldingen ook altijd worden opgevolgd en teruggekoppeld, zodat medewerkers zien dat hun input serieus wordt genomen.
Tenslotte is het essentieel om regelmatig audits en inspecties uit te voeren om te controleren of veiligheidsregels worden nageleefd. Evalueer incidenten en gebruik de inzichten om processen en gedragingen aan te passen.
De hulp van je digitale KMS/QMS is onmisbaar
Een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem (KMS/QMS) is onmisbaar om veiligheid in je bedrijfscultuur te verankeren. In het ISO2HANDLE platform vind je veel functionaliteit die je helpt om te werken aan veiligheid.
Informatie delen
Informatie met betrekking tot veiligheid wil je goed documenteren, zodat het een vaste en vindbare plaats heeft. Op die plaats staat altijd de meest recente informatie. Dat is belangrijk op het moment dat je die informatie met je medewerkers gaat delen. In je ISO2HANDLE platform vind je uitgebreide mogelijkheden voor document management en het delen met collega’s. Op elk document vindt gedetailleerd versiebeheer plaats. Ook standaard processen kun je in ISO2HANDLE vormgeven en vanuit je platform eenvoudig met collega’s delen. Aan die processen kun je links toevoegen naar specifieke documenten (bijvoorbeeld veiligheidshandleidingen), andere processen of registratieformulieren. Dat is de kracht van een digitaal systeem.
Meldingen stimuleren
In ISO2HANDLE kunnen je collega’s eenvoudig via hun computer of smart phone meldingen doen. Meldingen bijvoorbeeld van incidenten, near-misses, afwijkingen, verbeterpunten en non-conformities. Die meldingen kun je slim inrichten, zodat ze direct worden doorgezet naar de juiste behandelaar. Als een behandelaar een melding niet oppakt, kun je automatische notificaties laten volgen. In je meldingenoverzicht, zie je het direct als meldingen te lang blijven liggen. Als kwaliteitsmanager kun je dan de keuze maken om handmatig in te grijpen. In je dashboard zie je een statusoverzicht van al je meldingen en kun je doorklikken op elke afzonderlijke melding voor meer informatie.
De mensen trainen
Ook trainen hoort bij het vergroten van het veiligheidsbewustzijn en van essentiële vaardigheden. In je ISO2HANDLE platform richt je eenvoudig het cursusaanbod per medewerker in en nodig je de medewerker automatisch uit om een training te volgen die gepland staat. Voltooit je collega die training niet op tijd, dan ontvangt hij of zij automatisch notificaties. En ook hier kun je weer handmatig ingrijpen als het te lang duurt voordat je collega een training oppakt.
Inspecties lopen
Van tijd tot tijd wil je via een inspectie inventariseren of de veiligheidsregels worden gevolgd. Met de slimme formulieren in ISO2HANDLE registreer via je tablet of smart phone letterlijk alles wat qua veiligheid in jouw bedrijf van belang is. En met alles bedoelen we ook alles. Je kunt het systeem namelijk zonder enige technische kennis zelf zo inrichten dat het precies op maat is voor jouw bedrijf.
Veiligheid in beeld brengen
Natuurlijk wil je ook een visueel beeld hebben van hoe het gaat met veiligheid in jouw bedrijf. Staan alle metertjes nog op groen? Jouw ISO2HANDLE dashboards brengen veiligheid integraal in beeld. Je kunt ze ook eenvoudig delen met je management en met je collega’s. Dat is een prachtige manier om terugkoppeling te geven en je collega’s te stimuleren om het de volgende maand net weer een streepje beter te doen.
De ISO2HANDLE VCA toolbox zit vol instrumenten die jou helpen om veiligheid op de agenda en tussen de oren van je directie en je collega’s te krijgen. Wil je meer weten over hoe ons platform kan helpen om jouw kwaliteits- en veiligheidsambities te realiseren? Vraag dan een korte online demo van 30 tot 40 minuten aan. Dat is geheel vrijblijvend en levert je mooie nieuwe inzichten op.
