We krijgen vaak de vraag welke dingen moeten er allemaal ingeregeld worden voordat ik het systeem als organisatie kan gebruiken. Hierop is niet een enkel antwoord mogelijk. Er zijn veel zaken die bepalend zijn voor de stappen en dus de doorlooptijd van een implementatie. Natuurlijk kunnen we wel een totaalplaatje weergeven van stappen en volgorde die je als leidraad zou kunnen gebruiken. Uiteraard is geen organisatie het zelfde en zullen er dan ook ongetwijfeld stappen zijn die je over kunt slaan.
De Start
We beginnen met het uitrollen van de omgeving. Dit betekent dat we je omgeving installeren op de juiste servers en dat we de juiste basis instellingen configureren. In jouw omgeving zetten we ook een basis aan formulieren en een mappenstructuur gezet zodat je een snelle start kan maken. Daarna is het tijd om de mensen te trainen die het systeem gaan vullen en beheren. We adviseren dit met minimaal 2 personen te doen voor een goede borging. Daarmee blijft de kennis ook binnen je bedrijf bij eventuele wisseling in het personeelsbestand. Deze training is praktisch ingericht waarbij je ook gelijk in logische stappen in 3x 3 uur door het systeem leert navigeren en weet hoe je deze kunt gebruiken.
Hoe werkt het binnen je bedrijf
Geen bedrijf is gelijk. Het is dus belangrijk te weten hoe het bij jullie werkt en ingeregeld is. Je kan custom groepen aanmaken. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een groepering op afdelingen. Door te weten hoe je je bedrijfsinformatie wilt onderverdelen en zichtbaar maken in groepen, kan je deze nu goed aanmaken. Deze functie zit bij de gebruikers.
Als je hierop het instellingen tandwiel klikt kan je zelf groepen maken met de plusknop. Door een naam en een code te geven kan je deze hierna opslaan.
Welke functies zijn er binnen je bedrijf en wie vervangt wie bij afwezigheid?
Dit is de volgende stap om over na te denken. Als je dat helder hebt kunnen de functies gevuld worden en is het tijd om gebruikers aan te maken in het systeem. Je nodigt ze nog niet uit maar maakt ze enkel aan, geeft ze rol, functie en e-mail en eventueel telefoonnummer mee. Functies aanmaken kan via de plusknop naast de functietitels. Deze opent het functietitel formulier.
Dan is het daarna ook belangrijk welke meta data je wilt meegeven. Meta data is data waarop je eenvoudig kunt zoeken en er bepaalde informatie naar boven komen. Hierbij kan je denken aan de volgende voorbeelden:
- Eigenaar met een gebruikers kiezer (Kies per procedure, bestand of formulier een eigenaar wie verantwoordelijk is voor desbetreffende informatie)
- Tags/Labels onder welke namen is bepaalde info ook wel bekend binnen de organisatie. Kies er dan voor om labels toe te kennen dan ook andere personen die net een andere naam gebruiken ook de info kunnen vinden die we zoeken op een eenvoudige manier.
- Classificatie welke data mag je met wie wel of niet delen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld: Intern, voor bepaalde partijen en publieke info. Zo kan je elke procedure, document en formulier markeren met een classificatie.
Uiteraard kan je zoveel meta data bedenken als je zelf wilt maar heb je hier een mooi begin. Meta data kan je toevoegen via de voorkeuren onder de gebruiker. Dan bedrijfsvoorkeuren => Meta eigenschappen. Hier kan je een titel aangeven, een icoon kiezen en dan een type. Je kan hier kiezen voor:
- Tekst (Algemeen een tekst te kunnen invoeren waarop gezocht kan worden)
- Getal (Een getal invoeren waarmee gezocht kan worden)
- Ja/Nee (Een Ja of Nee optie die de titel ondersteund, waarop gezocht kan worden)
- Options (Vaste opties die je vooraf aangeeft zoals bij het voorbeeld classificatie gebruikt hierboven)
- Tags (Bepaalde labels die je mee wilt geven om hierop makkelijk te kunnen zoeken, gelijk aan het tags/label voorbeeld van hierboven)
- Gebruiker (Kies hier een gebruiker uit het systeem zodat je deze bijvoorbeeld als eigenaar kunt hangen aan een stap, bestand of formulier, gelijk aan eerste voorbeeld hierboven)
- Stap (hang documenten of formulieren aan bepaalde stappen door hier een stap te kiezen. Het betreft meta data dus fysiek koppelen doen we hier niet maar enkel dat op de stapnaam ook de formulieren omhoog kunnen komen in het zoekresultaat.)
- Formulier (Gelijk aan stap maar dan op formuliernamen)
Hoe wil ik versiebeheer, en stel deze in binnen de bedrijfsvoorkeuren. Bepaal ook hoe bedrijfsinformatie binnen jullie bedrijf live gezet mag worden. De standaard indeling voor stappen is concept, intern en publiek. Maar als je dat anders wilt kun je dit bij de bedrijfsvoorkeuren aanpassen
Informatiestructuur
Bepaal de mappen/stappen structuur die je gaat gebruiken. Deze kan je vinden bij de template editor. En geef aan welke hiervan als ondertekenbaar moeten staan. Het ondertekenbaar maken zorgt ervoor dat je bij het live zetten van de informatie in de organisatie je de mensen een melding kan sturen en ze ook een accordering wordt gevraagd hiervoor. Dit helpt je om te bepalen waar welke informatie moet komen te staan en hoe je de informatie kunt organiseren. Voeg aan elke map de groepen toe die dit mogen zien en voorzie deze van de meta data die je wilt meegeven.
Dan kan je de mappen/stappen structuur gaan vullen met je data.
Vul je structuur met data. Per map/stap kan dit met een stuk tekst wat je schrijft of wilt uploaden vanuit Word met de Word importer. Daarna kan je nog links toevoegen in de tekst met de @-functie of onder de tekst extra links toevoegen naar externe bronnen. En daarna kan je nog bestanden toevoegen. Denk aan standaards die je als bedrijf gebruikt en toepast maar niet zelf schrijft. Dan hang je ze eenvoudig aan je map/stap.
Je kan nu je concepten delen volgens je ingestelde stappen structuur. (Standaard is deze concept, intern, publiek) Zodra het publiek staat is de informatie beschikbaar voor alle gebruikers.
Formulieren en workflows
Bepaal welke formulieren je nodig hebt of nu gebruikt. Dit helpt je om te bepalen welke formulieren je moet maken of aanpassen. Er zijn reeds veel formulieren aanwezig in je omgeving. Als je deze zo kunt gebruiken is dat helemaal mooi en wil je ze aanpassen is dat met de form editor nu makkelijk te doen. De form editor is te vinden bij het maintainer menu:
Denk tijdens het maken van formulieren ook goed na over triggers. Dat kan bijvoorbeeld zijn dat je naar de melder ook een leidinggevende moet aangeven en een status veld toevoegt aan je formulier. Dat helpt enorm bij het maken van de automatische workflows. Die ervoor zorgen dat je opvolging en flow van taken automatisch je medewerkers een melding gaan geven om zo geholpen te worden om met de juiste dingen bezig te zijn en tijdig geïnformeerd te worden.
Formulieren op een logische plaats
Nu de formulieren en workflows gereed zijn is het goed deze op een logische plaats te zetten. Natuurlijk kan je eenvoudig zoeken naar je formulier maar voor een gebruiker is het nog leuker dat je bij de uitleg en informatie ook direct de bijbehorende formulieren kan vinden. Je kan deze formulieren ook koppelen aan je mappen/stappen.
Nog een paar laatste puntjes en mogelijkheden
Je kan eenvoudig processen tekenen in je eigen omgeving net als dat je dat misschien vroeger gewend was in Visio te doen. Nu kan je echter ook elke stap van je proces koppelen. Dus hou je van procestekeningen en gebruikt je deze veelvuldig binnen je organisatie dan is het nu het moment deze te maken in je omgeving. Je kan dan gelijk de koppelingen maken naar de documentatie, formulieren, bestanden of overige processen. Natuurlijk kan je ook linken naar externe links. Zo kan een gebruiker snel en eenvoudig door de processen heen klikken om bij de juiste info te komen zonder veel moeite.Meer lezen hoe je deze kunt maken en de werking hiervan lees je in Procesflows maken.
Een ander stuk is het invulling geven aan je benodigde dashboards. Je kan je omgeving vullen met meerdere soorten dashboards:
- Tegel dashboard, waarbij je bepaald hoeveel tegels hierop passen en of deze ook op je mobiel bereikbaar is en welke tegels en formaten je wilt hebben. Daarbij link je dan die info aan je tegel die jij vindt dat de organisatie die veelvuldig nodig heeft. Bijvoorbeeld een meldingen formulier of het aanvragen van middelen die je nodig hebt voor het uitvoeren van je functie. Natuurlijk kan je ook met links naar externe bronnen eenvoudig linken naar je intranet of andere systemen.
- Een bedrijven dashboard waarop je diverse info kunt zetten en afhankelijk van de rollen en rechten zichtbaar is voor de diverse gebruikers. Hier kan je diverse tabbladen maken en bepalen van welke formulieren je welke grafieken wilt tonen. Ook kan je knoppen maken of RSS feeds met info van bepaalde websites direct op je dashboard plaatsen. Natuurlijk kan er nog veel meer maar nu weet je dat de dashboarding nu aan de beurt is.
- Een persoonlijk dashboard (enkel voor full users) waarop je gelijk aan het bedrijven dashboard je eigen info hebt staan om goed op je eigen KPI’s te kunnen sturen.
Testen en livegang
Nu is het moment aangebroken om te gaan testen en de gebruikers kennis te laten maken met jullie nieuwe omgeving.
Mochten hieruit nog wat puntjes naar voren komen dan voer je nog kleine aanpassingen door en is het tijd om echt live te gaan en de efficiëntie uit je nieuwe omgeving te gaan benutten!
