Was ist ein Qualitätsmanagementsystem?
Ein Qualitätsmanagementsystem, im Folgenden KMS genannt, ist ein Managementinstrument zur Sicherung und Verbesserung der Qualität der Abläufe. Das System macht die kritischen Prozesse in der Organisation sichtbar, ob Kundenanfragen korrekt und pünktlich bearbeitet werden und ob Ihre Kunden zufrieden oder sogar loyal sind. Mit anderen Worten: Haben Sie als Unternehmen alles richtig gemacht, dass das, was Sie sagen, was Sie tun" auch der Realität entspricht: Tun Sie, was Sie sagen"? Schließlich möchte jeder Kunde die Qualität erhalten, für die er bezahlt hat. Das ist ausgerechnet die Zeit, in der wir gerne Qualität geliefert bekommen. Im Mittelalter zum Beispiel wurde Qualität durch Zünfte gesichert. In einer Zunft wurden Wissen und Erfahrung ausgetauscht. Neue Zunftmitglieder wurden in ihrem Handwerk ausgebildet. Nach dieser Ausbildung konnte ein Lehrling als Handwerker anerkannt werden. Diese Zunft hatte oft das alleinige Recht, das betreffende Handwerk auszuüben, was zur Gewährleistung von Qualitätsarbeit führte. Die Arbeit in Zünften gehört schon seit einiger Zeit der Vergangenheit an, kann aber als Vorläufer eines Managementsystems angesehen werden.
Woher kommen die Qualitätsmanagementsysteme?
Die erste offizielle ISO 9001-Norm für Qualitätsmanagement stammt vom 15. März 1987 und geht auf die Allied Quality Assurance Publications (AQAP) von 1969 zurück.
Diese waren innerhalb der NATO erarbeitet worden und haben somit ihren Ursprung in der Militärindustrie. Die NATO entwickelte die Qualitätsstandards für ihre Zulieferer. Damit sollte vor allem sichergestellt werden, dass die richtigen und qualitativ hochwertigen Materialien zur richtigen Zeit an die Front geliefert werden. Als Zulieferer musste man diesen Standard erfüllen, sonst durfte man nicht liefern.
Seit 1987 wurde die Norm ISO 9001 regelmäßig überarbeitet und neu veröffentlicht. In den Niederlanden wird diese Norm offiziell als NEN-EN-ISO 9001:2015 bezeichnet. Diese Norm ist die Nachfolgerin ihrer Vorgängerin aus dem Jahr 2008. Die neue Norm basiert auf der High Level Structure (HLS), die einen Schlussstein darstellt und für alle Managementsysteme gilt. Diese Struktur gilt auch für viele andere ISO-Normen und ermöglicht so die problemlose Integration eines Qualitätsmanagementsystems mit einem anderen Managementsystem, z. B. in den Bereichen Umwelt, Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz und/oder Informationssicherheit.
Wie profitiert Ihre Organisation von einem guten Qualitätsmanagementsystem?
Neben der Tatsache, dass Unternehmen und Organisationen ein Qualitätsmanagementsystem nutzen, um ihre eigenen Prozesse zu verbessern, bietet die Arbeit mit einem Qualitätsmanagementsystem eine Reihe weiterer Vorteile.
1. Verringerung der Beschwerden über die Qualität
Egal wie gut Ihr Unternehmen funktioniert, von Zeit zu Zeit, wenn das Produkt oder die Dienstleistung geliefert wird, kommt es dennoch zu einer Beschwerde über die gelieferte Qualität.
Dies kann sich auf verschiedene Aspekte beziehen. Zum Beispiel um die Liefertreue, die erbrachte Dienstleistung oder Produkte, die nicht den vereinbarten Spezifikationen entsprechen. Ein Qualitätsmanagementsystem hilft, die Ursachen zu ermitteln, Verbesserungsmaßnahmen festzulegen und das Ergebnis zu sichern. Schließlich wollen Sie verhindern, dass das Problem in Zukunft wieder auftritt.
2. Effizienz steigern
Eine weitere Motivation ist, dass Sie wollen, dass das Unternehmen so effizient wie möglich arbeitet. Ein Qualitätsmanagementsystem kann hier eine wichtige Unterstützung sein. Schließlich bedeutet die Arbeit mit einem System, dass der gesamte Produktions- oder Lieferprozess betrachtet wird. Die Betrachtung der Einzelleistung Ihres Mitarbeiters ist eine Einschränkung der Effizienzmöglichkeiten. Mit einem System zu arbeiten bedeutet, dass alle Leistungen innerhalb des Geschäftsprozesses Ihrer Mitarbeiter zusammen zu einer noch höheren Effizienz führen können, anstatt die Leistung Ihrer Mitarbeiter einzeln zu betrachten.
3. Prozessorientiertes Arbeiten
Die Arbeit mit einem Qualitätsmanagementsystem bedeutet, in Prozessen zu denken. Prozessorientiertes Arbeiten liefert oft nützliche Antworten: Passen die Prozesse gut zusammen? Wo gibt es Ineffizienzen und Risiken in den Prozessen und wie können sie gelöst werden? Wer ist eigentlich der Prozessverantwortliche?
4. Kontinuierliche Verbesserungen
Mit der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems strebt ein Unternehmen in der Regel auch einen Kulturwandel an. Ein Wandel, der zu einer Kultur führt, die ständig nach Möglichkeiten zur Verbesserung der Qualität von Produkten oder Dienstleistungen sucht. Der Grund dafür ist, dass die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass das Unternehmen, in dem sie arbeiten, sich ständig verbessern will. Wenn dies von Ihrem Unternehmen propagiert wird, ist ein schöner Nebeneffekt, dass auch die Mitarbeiterzufriedenheit steigt.
5. Zertifizierung
Immer mehr Kunden verlangen von ihren Lieferanten, dass sie Qualitätsanforderungen wie die ISO-Norm 9001 erfüllen. Dies ist schon lange nicht mehr nur auf die NATO beschränkt, die dies mit ihrer AQAP-Norm gefordert hat. Mit einem ordnungsgemäß eingeführten Qualitätsmanagementsystem wird es für die meisten Unternehmen keine Schwierigkeit sein, sich nach der ISO 9001-Norm zertifizieren zu lassen. Die Zertifizierung eines Qualitätsmanagementsystems wird oft als krönender Abschluss angesehen: ein gut eingeführtes System. Bei der Zertifizierung hat eine dritte Partei, die Zertifizierungsstelle, geprüft und bewertet, ob Ihr Unternehmen auch nach der ISO-Norm arbeitet.
Kann ein Qualitätsmanagementsystem, das auf ISO2HANDLE aufbaut, die genannten Vorteile nutzen?
Die Entwicklung hat sich in den letzten Jahren rasant vollzogen. Während zu Zeiten der Zünfte noch mit Pergament, Ende des letzten Jahrhunderts mit Papier gearbeitet wurde, ist die heutige Zeit von der Digitalisierung geprägt. Ein digitalisiertes Qualitätsmanagementsystem bietet alle Vorteile für digitales Arbeiten. Möchten Sie mehr über die Vorteile des digitalen Arbeitens erfahren? Dann lesen Sie unser White Paper. Im Hinblick auf die fünf genannten Vorteile kann ISO2HANDLE die genannten Vorteile wie folgt unterstützen:
1. Verringerung der Beschwerden über die Qualität
Im Qualitätsmanagementsystem von ISO2HANDLE können Sie einstellen, nach welchen Ursachen Sie die Reklamationen auswerten wollen, in welcher Abteilung sie entstanden sind und welche Reparaturkosten angefallen sind. Diese Informationen geben Aufschluss über die Steuerung und Durchführung von Verbesserungsmaßnahmen sowie über Meldungen, um über die Durchführung von Maßnahmen informiert zu sein. Durch die Erstellung eigener Diagramme können Sie leicht erkennen, wo in Ihrer Organisation die größten Verbesserungspotenziale liegen.
2. Effizienz steigern
Ein Qualitätsmanagementsystem innerhalb von ISO2HANDLE ist als System aufgebaut. Alle Ihre Mitarbeiter können aktiv und schnell Qualitätsaufzeichnungen erfassen und Vereinbarungen abrufen. Auch die Leistungsfähigkeit des Qualitätsmanagementsystems ist für jeden schnell ersichtlich.
3. Prozessorientiertes Arbeiten
Ihr Unternehmen kann jederzeit entscheiden, wie die eigenen Prozesse beschrieben werden. Jede Form der Beschreibung wird vonISO2HANDLE unterstützt. Eine besondere Form der Prozessbeschreibung ist das Turtlediagramm. Mit diesem Diagramm können Sie schnell, intelligent und kohärent die verschiedenen Disziplinen abbilden: wie die Prozesse in Ihrer Organisation aufgebaut sind und welche Leistung sie erbringen, wer zuständig ist, welche Ressourcen eingesetzt werden und wie diese Leistung gemessen wird. In ISO2HANDLE können Sie diese Diagramme auf einfache Weise anordnen.
4. Kontinuierliche Verbesserungen
Da alle Verbesserungsmaßnahmen im System gesichert werden können, kann dies auch schnell geklärt werden. Der PDCA-Zyklus spiegelt sich eindeutig in den im System erfassten Eintragungen wider. Die Suche nach Dokumenten, die dies belegen, gehört damit der Vergangenheit an.
5. Zertifizierung
Wenn Sie Ihr Qualitätsmanagementsystem in ISO2HANDLE einrichten, hat eine Zertifizierungsstelle die Möglichkeit, sich in Ihr System einzuloggen. So müssen Sie nicht mehr selbst nach allen Unterlagen und Aufzeichnungen suchen, die der Prüfer der Zertifizierungsstelle anfordert. Diese sind bereits in ISO2HANDLE vorhanden und können vom Auditor eingesehen werden. Das bedeutet, dass externe Audits schneller und mit weniger Aufwand für Ihre Organisation durchgeführt werden können.
Möchten Sie mehr über die Möglichkeiten erfahren? Dann besuchen Sie unsere Kontaktseite und nehmen Sie noch heute mit uns Kontakt auf.
