Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem? (ISO 9001)

Een kwaliteitsmanagementsysteem, hierna te noemen KMS, is een managementinstrument om de kwaliteit van de bedrijfsvoering te waarborgen en te verbeteren. Het systeem maakt zichtbaar wat de kritieke processen in de organisatie zijn, of klantaanvragen juist en tijdig verwerkt worden en of je klanten tevreden of zelfs loyaal zijn. Met andere woorden heb je als bedrijf alles goed geregeld wat je zegt ‘wat je doet’, ook klopt met de praktijk: ‘doe je wat je zegt?’ Elke klant wil immers de kwaliteit ontvangen waar hij voor betaalt heeft. Dat is van alle tijden dat we graag kwaliteit geleverd willen hebben. Vroeger in de middeleeuwen werd kwaliteit bijvoorbeeld geborgd via gildes. In een gilde werd kennis en ervaring uitgewisseld. Nieuwe gildeleden werden opgeleid in het vak. Na deze opleiding kon een leerling erkend worden als vakman. Deze gilde had vaak het alleenrecht op het uitoefenen van dat vak, wat leidde tot de zekerheid van kwaliteit van het werk. Werken in gildes behoort al een poosje tot verleden, maar kan worden gezien als een voorloper van een managementsysteem.

Waar komen kwaliteitsmanagementsystemen vandaan?

De eerste officiële ISO 9001 norm voor kwaliteitsmanagement dateert van 15 maart 1987 en is ontstaan uit de Allied Quality Assurance Publications (AQAP) uit 1969. Deze waren opgesteld vanuit de NAVO en kent daarmee zijn oorsprong in de militaire industrie.
De NAVO ontwikkelde de kwaliteitsnormen voor haar leveranciers. De belangrijkste reden hiertoe was dat ze zich zeker wilde stellen dat de juiste en kwalitatief goede materialen op het juiste moment aan het front werden geleverd. Als leverancier moest je voldoen aan deze norm, anders mocht je niet leveren.

Sinds 1987 is de ISO 9001 norm regelmatig herzien en opnieuw gepubliceerd. In Nederland heet deze norm officieel NEN-EN-ISO 9001:2015. Deze norm volgde zijn voorgang uit 2008 op. De nieuwe norm is gebaseerd op High Level Structure (HLS), dat een kapstok vormt en toepasbaar is op alle managementsystemen. Deze structuur is van toepassing op veel andere ISO normen en maakt het daarmee mogelijk dat een kwaliteitsmanagementsysteem makkelijk integreerbaar is met een ander managementsysteem als milieu, arbo en/of informatiebeveiliging.

Wat levert een goed kwaliteitsmanagementsysteem je organisatie op?

Naast dat bedrijven en organisaties een kwaliteitsmanagementsysteem gebruiken om de eigen processen te verbeteren zijn er nog een aantal voordelen op te noemen voor het werken met een kwaliteitsmanagementsysteem.

1. Reduceren van klachten over kwaliteit

Hoe goed je bedrijf ook functioneert, van tijd tot tijd zijn komt het bij het leveren van het product of dienst toch tot een klacht over de geleverde kwaliteit.

Dit kan betrekking hebben op verschillende aspecten. Bijvoorbeeld over de leverbetrouwbaarheid, geleverde service of producten die niet voldoen aan overeengekomen specificaties. Een kwaliteitsmanagementsysteem helpt de oorzaken in kaart brengen, verbeteracties uit te zetten en het resultaat te borgen. Je wilt immers voorkomen dat het probleem in de toekomst nog eens voorkomt.

2. Efficiency verhogen

Een andere motivatie is dat je het bedrijf zo efficiënt mogelijk wilt laten werken.
Een kwaliteitsmanagementsysteem kan hier een belangrijke ondersteuning zijn. Immers werken met een systeem betekent kijken naar het gehele productie of leveringsproces. Kijken naar individuele prestaties van je medewerker is een beperking van efficiency mogelijkheden. Werken met een systeem maakt dat alle prestaties tezamen binnen het bedrijfsproces van je medewerkers kunnen leiden tot een nog hogere efficiency in plaats van een individuele benadering van de prestaties van je medewerker.

3. Procesmatig werken

Het werken met een kwaliteitsmanagementsysteem betekent dat gedacht wordt in processen. Procesmatig werken levert vaak nuttige antwoorden op: sluiten de processen goed aan? Waar zitten inefficiënties en risico’s in de processen en hoe kunnen deze opgelost worden? Wie is eigenlijk de proceseigenaar?

4. Continue verbeteringen

Tijdens de implementatie van een kwaliteitsmanagementsysteem beoogt een bedrijf meestal ook een cultuurverandering. Een verandering die leidt naar een cultuur waarbij continu gezocht worden naar manieren om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren. Dit komt omdat medewerkers ervaren dat het bedrijf waarin zij werken zich continu wil verbeteren. Als dit door je bedrijf wordt uitgedragen is een prettige bijkomstigheid dat de medewerkerstevredenheid vaak ook toeneemt.

5. Certificering

Steeds meer opdrachtgevers eisen dat hun leveranciers voldoen aan kwaliteitseisen zoals de ISO 9001 norm. Dit is allang niet meer beperkt tot alleen de NAVO, die hier naar vroeg met zijn AQAP norm. Met een goed geïmplementeerd kwaliteitsmanagementsysteem zal het voor de meeste bedrijven geen lastige exercitie zijn te certificeren volgens de ISO 9001 norm. Een certificering van het kwaliteitsmanagementsysteem wordt vaak gezien als een kroon op het werk: een goed geïmplementeerd systeem. Bij certificering heeft een derde partij, de certificerende instelling, gekeken en beoordeeld of je bedrijf ook werkt volgens de ISO norm.

Kan een kwaliteitsmanagementsysteem dat draait op ISO2HANDLE inspelen op de voordelen die genoemd zijn?

Ontwikkelingen zijn snel gegaan in de afgelopen jaren. Werd in de tijd van de gildes nog gewerkt met perkament, einde vorige eeuw met papier, de huidige tijd kenmerkt zich door digitalisering. Een gedigitaliseerd kwaliteitsmanagementsysteem heeft alle voordelen voor digitaal werken. Wilt u meer weten wat de voordelen zijn van het digitaal werken? Lees dan onze whitepaper. Met betrekking tot de vijf genoemde voordelen kan ISO2HANDLE de genoemde voordelen als volgt ondersteunen:

1. Reduceren van klachten over kwaliteit

Binnen het kwaliteitsmanagementsysteem van ISO2HANDLE is het mogelijk zelf in te stellen op welke oorzaken je de klachten wilt analyseren bij welke afdeling ze zijn ontstaan en welke herstelkosten er zijn gemaakt. Deze informatie geeft informatie om te sturen en verbetermaatregelen te maken én met notificaties goed geïnformeerd te blijven of maatregelen worden uitgevoerd. Door het zelf maken van grafieken is goed inzichtelijk te maken waar de grootste verbeterpunten zich bevinden in je organisatie.

2. Efficiency verhogen

Een kwaliteitsmanagementsysteem binnen ISO2HANDLE is ingericht als een systeem. Al uw medewerkers kunnen actief en snel kwaliteitsregistraties registreren en afspraken terugzoeken Het is daarnaast voor een ieder snel inzichtelijk wat de prestaties zijn van het kwaliteitsmanagementsysteem.

3. Procesmatig werken

Uw bedrijf kan altijd zelf beslissen hoe de eigen processen worden beschreven.
Elke vorm van beschrijving wordt door ISO2HANDLE ondersteunt. Een speciale vorm van procesbeschrijvingen is de Turtlediagram. Met dit diagram brengt u snel, slim en samenhangend de verschillende disciplines in kaart: hoe de processen in je organisatie zijn ingericht en wat de prestaties zijn, wie competent is, welke middelen worden gebruikt en hoe deze prestaties worden gemeten. Binnen ISO2HANDLE is het mogelijk deze diagrammen op een makkelijke manier te regelen.

4. Continue verbeteringen

Doordat in het systeem alle verbetermaatregelen geborgd kunnen worden is dit ook snel inzichtelijk te maken. De PDCA cirkel is duidelijk terug te vinden in de registraties die worden ingevoerd in het systeem. Het bij elkaar zoeken van documenten om dit aantoonbaar te maken behoren daarmee tot de verleden tijd.

5. Certificering

Indien je in ISO2HANDLE je kwaliteitsmanagementsysteem inricht, heeft een certificerende instelling de mogelijkheid in te loggen in je systeem. Je hoeft daarmee niet meer zelf te zoeken naar al de documentatie en registratie waar de auditor van de certificerende instelling om vraagt. Deze zijn al beschikbaar in ISO2HANDLE en kan door de auditor beoordeeld worden. Dit betekent dat externe audits sneller kunnen plaatsvinden met minder belasting voor uw organisatie tijdens deze audit.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden? Ga dan naar onze contactpagina en neem vandaag nog contact met ons op.