Mijn rampzalige eerste werkdag
Ik heb een redelijk avontuurlijk arbeidsverleden en heb daarom nogal wat eerste werkdagen bij nieuwe werkgevers meegemaakt. Zo’n eerste werkdag doet wat met je, vooral als die rampzalig verloopt.
De ramp in een notendop
Op mijn eerste dag bij - ik noem geen namen - een bedrijf dat beter zou moeten weten werd ik al voor binnenkomst onaangenaam verrast. De slagboom bleek de eerste onneembare hindernis. Ik was niet aangemeld en er was ook geen plaats in de parkeergarage. Of ik dan maar een betaalde plaats op straat wilde zoeken. Eenmaal aan de receptie beland bleek mijn leidinggevende CEO de hele ochtend in een MT-overleg te zitten. Mijn HR-contact zat ook in dat overleg, maar een medewerker van die afdeling was gelukkig snel gemobiliseerd. Van een werkplek was nog niet echt sprake - wel een bureau e een stoel, maar geen computer, geen inlog en geen telefoon - en de medewerkers van mijn afdeling leken ook wat overvallen door mij komst. Na het uitwisselen van wat beleefdheden hier en daar ben ik rechtsomkeert gegaan. Ik heb de bedrijfsleiding voorgesteld om deze dag de volgende dag nog eens dunnetjes over te doen, maar nu goed. Die kwam wel aan en een van de eerste acties die we namen was om onboarding beter te structureren.
Onboarding structureren
Gestructureerde onboarding is belangrijk omdat je als werkgever maar één kans hebt om een eerste indruk te maken. Een soepele onboarding is de manier om een nieuwe werknemer welkom te heten en het legt de basis voor zijn of haar toekomst in het bedrijf. Zonder structuur kan een nieuwe medewerker zich verloren en minder welkom voelen. Onderzoek laat zien dat bedrijven met een effectief onboardingprogramma op termijn 82% meer medewerkers behouden. Het korte termijn effect van zo’n programma is een productiviteitsstijging van maar liefst 70%. Het is natuurlijk een beetje een open deur en iedereen snapt het punt wel. Niemand is een tegenstander van gestructureerde onboarding.
Drie thema’s om te structureren
Over noodzaak en nut van gestructureerde onboarding zijn we het snel eens. Maar wat moet er dan worden gestructureerd?
Allereerst een aantal praktische zaken. Denk daarbij aan voorafgaande communicatie in de vorm van een welkomstpakket of een introductie e-mail voor de eerste werkdag. Vervolgens kun je ook de inrichting van de werkplek vooraf organiseren. Zorg dat alle nodige middelen zoals een laptop, software en toegang tot systemen klaarstaan. Voor medewerkers die niet op kantoor werken kan het gaan om andere zaken als een heftruck, een vrachtwagen, meetapparatuur, bedrijfskleding en persoonlijke beschermingsmiddelen.
Naast de praktische zaken wil je ook de kennismakingsfase structureren. Bij wijze van introductie kun je missie, visie en kernwaarden delen en bespreken. Dit is ook het moment om de huisregels te delen en te laten accorderen. In deze fase kun je een nieuwe medewerker ook helpen met interne netwerkvorming. Organiseer kennismakingsgesprekken met collega’s en teamleden voor een vliegende start.
De derde peiler van een gestructureerde onboarding is training en begeleiding. Het is een goed idee om duidelijk te maken wat er van de nieuwe medewerker wordt verwacht en om zijn of haar functioneren te ondersteunen met relevante trainingen. Koppel nieuwe mensen bijvoorbeeld ook aan een buddy of mentor voor extra ondersteuning.
Waarom zou je al die moeite doen?
Een gebrekkige onboarding leidt tot een lage betrokkenheid bij medewerkers. Ze voelen zich minder welkom en gewaardeerd. Het zorgt ook voor een hogere uitval. Deze medewerkers melden zich gemakkelijker ziek en verlaten vaak sneller het bedrijf. Daarnaast duurt het langer voordat medewerkers productief en effectief zijn als er geen duidelijke verwachtingen en goede begeleiding zijn. Al met al heeft gebrekkige onboarding niet alleen effect op het presteren van individuele medewerkers. Uiteindelijk hebben complete teams last van slechte onboarding, vooral als die structureel is en langer voortduurt.
De voordelen liggen voor het oprapen
Goed gestructureerde onboarding zorgt vanaf dag één voor een gevoel van welkom en verbinding. Het geeft een nieuwe werknemer meer zelfvertrouwen in zijn nieuwe rol en duidelijkheid over zijn of haar verantwoordelijkheden. De nieuwe werknemer is daarmee ook sneller productief. Voor het bedrijf levert het ook nog eens een lager verloop op en uiteindelijk ook een betere reputatie.
Maar hoe krijg je dat voor elkaar?
De reden dat gestructureerde onboarding vaak niet van de grond komt, is dat het bij bedrijven ontbreekt aan executive power. De wil is er wel, maar om het vervolgens elke keer weer opnieuw gedaan te krijgen, dat is een lastige. Voor executive power heb je eigenlijk drie dingen nodig. Allereerst duidelijkheid over wie verantwoordelijk is. Vervolgens een onboardingprogramma dat je wil hanteren voor de diverse soorten medewerkers in je organisatie. En als laatste de tools om dat programma elke keer weer opnieuw vlekkeloos te kunnen uitrollen.
Hoe kwaliteitssoftware kan helpen
Het platform van ISO2HANDLE is bedoeld om kwaliteit- en risicomanagement in je bedrijf met automatisering te ondersteunen. Daarbij worden dan vaak processen geautomatiseerd, die nodig zijn om kwaliteit en risico consistent te managen. Met de onboarding van medewerkers is dat eigenlijk niet anders. Dat is ook een proces met een aantal stappen, die je geautomatiseerd kunt ondersteunen. Daarom wordt de HR-component is onze software door gebruikers van het ISO2HANDLE platform vaak gebruikt om HR-processen - waaronder onboarding - te organiseren. Een goed georganiseerde en uitgevoerde onboarding is tenslotte ook een stukje kwaliteitsmanagement.
Wil je hier meer over weten? Neem dan snel contact met ons op.
