Wat is een kwaliteitsmanagement systeem?

Een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS), ook wel bekend als een quality management system (QMS) is een hulpmiddel voor jouw organisatie om de kwaliteit van de bedrijfsvoering te analyseren, te waarborgen, te verbeteren en te beheren. Een KMS helpt jouw organisatie om consistent en efficiënt te zijn en om de klanttevredenheid te verhogen. Het digitale KMS van ISO2HANDLE helpt je om aan alle ISO-normen - waaronder ISO9001 - te voldoen, maar ook aan andere normen zoals NEN, ISAE, IFS/BRC, HACCP en HKZ. Ons managementsysteem bevat tools voor documentatie, registratie, dashboarding en rapportage, geautomatiseerde workflows (registraties triggeren automatisch acties en taken), procesbeheer, taakbeheer en middelenbeheer, risicomanagement en -mitigatie en uitgebreide mogelijkheden voor analyse.

Waarom heb je een kwaliteit management systeem nodig?

Een kwaliteitsmanagementsysteem helpt jouw organisatie op weg naar continue verbetering of zoals wij het noemen ‘endless improvement’. Een professioneel digitaal KMS helpt je met:

Kwaliteitsverbetering

Een KMS zorg voor consistentie in processen, wat zich vertaalt naar een consistente kwaliteit van de geleverde producten of diensten.

Het optimaliseren van processen zorgt er voor een verbeterde bedrijfsvoering en lagere kosten. Dat maakt je organisatie competitiever, wat natuurlijk een belangrijk winstpunt is.

Endless improvement

Willen en kunnen verbeteren is ook iets van de cultuur van je organisatie. Een cultuur van continue  verbetering is gezond en leuk. Een digitaal QMS zoals dat van ISO2HANDLE kan actief helpen om die cultuur te stimuleren. Een digitaal platform maakt het gemakkelijker om de hele organisatie te betrekken en actief mee te laten doen. Een kwaliteitsmanagementsysteem brengt je PDCA-cyclus tot leven.

Naleven wet- en regelgeving

Soms moet je als organisatie gewoon gecertificeerd zijn om zaken te kunnen doen. Zonder ISO9001, ISO27001, NEN7510 of HKZ kom je dan gewoon niet aan de bak. Maar daarnaast laat een certificering ook aan je klanten zien dat je ze serieus neemt. Je werkt tenslotte gestructureerd aan het product- en procesverbeteringen en hebt klanttevredenheid hoog in het vaandel staan.

Certificeringen vergroten je betrouwbaarheid en geloofwaardigheid en ze zorgen ervoor dat je minder snel juridische risico’s loopt. Daarmee is de continuïteit van je organisatie eveneens beter gewaarborgd.

Hoe werkt een kwaliteitsmanagementsysteem

Een goed systeem voor kwaliteitsmanagement faciliteert de PDCA-cyclus. Endless improvement bestaat uit het steeds weer doorlopen van de Plan-Do-Check-Act verbetercirkel.

Document management

De basis van je KMS of QMS is je documentatie, waarin je kwaliteitsbeleid en alles wat daaruit voortvloeit is vastgelegd. Het is natuurlijk belangrijk dat iedereen in je organisatie toegang heeft tot de documentatie die voor hem of haar relevant is.

Registraties verwerken

Essentieel in je KMS is de mogelijkheid om registraties te doen en te verwerken. Dat kan bijvoorbeeld gaan om klachten, afwijkingen, verbeterpunten en incidenten. Maar ook om gebouwinspecties, keuringen van apparaten en kalibratie van machines. Zijn er afwijkingen buiten de vooraf gestelde bandbreedte? Dan moeten je registraties automatisch acties, taken en workflows kunnen triggeren. Zo gebruik je automatisering om eenvoudig handwerk te elimineren.

Wederkerende taken

Jouw KMS moet je automatisch waarschuwen als het tijd is om periodiek terugkerende taken uit te voeren. Als je 75 betonmixers op de weg hebt, is het wel handig als je automatische een melding krijgt wanneer welke wagen moet worden geïnspecteerd of gekeurd.

Risicomanagement (RI&E)

Behalve kwaliteit wil je ook graag je risico’s in kaart brengen en waar nodig mitigeren. Een sterke module voor risicomanagement is essentieel voor elke organisatie.

Analyse, dashboarding en rapportage

En tenslotte wil je in je KMS in een oogopslag kunnen zien hoe je organisatie ervoor staat waar het gaat over kwaliteitsmanagement. Analyse, dashboarding en soepele rapportage zijn natuurlijk heel belangrijk en erg fijn om te hebben.

Alles in één samenhangend kwaliteitssysteem

Het ISO2HANDLE platform voor kwaliteits- en risicomanagement verbindt alle bovenstaande essentiële functionaliteiten in één samenhangend systeem. Dat digitale systeem is een krachtige tool voor elke kwaliteitsmanager, KAM-manager, QHSE-manager en risk manager.

De voordelen van een kwaliteitsmanagementsysteem

Door de inzet van een digitaal KMS ontstaat een aantal belangrijke voordelen, zoals:

Betere interne processen

Betere processen werken samen om de organisatie continu te verbeteren.

Cultuuromslag

Kwaliteit is niet van de kwaliteitsafdeling, maar van iedereen in de organisatie.

Kostenbesparing en rendement

Kwaliteitsmanagement verbetert processen en voorkomt onnodige kosten.

Verhoogde klanttevredenheid

Tevreden klanten komen terug. Je hoeft dus niet opnieuw dure marketing euro’s te investeren om ze klant te laten worden. Tel uit je winst.

Beheersing van risico’s

Goed risicomanagement zorgt dat je risico’s in kaart brengt en waar nodig mitigeert.

Voldoen aan wet- en regelgeving

In veel gevallen is nodig dat je als bedrijf kunt aantonen dat je voldoet aan wetten en regels. Anders krijg je de business al sowieso niet.  

Voorbeelden van het ISO2HANDLE KMS in de praktijk

Meer dan 750 klanten en 50.000 gebruikers werken met de software van ISO2HANDLE. Hoewel elke gebruiker zijn eigen succesverhaal heeft, springen er toch een paar uit die we moeten noemen.

Metaflex Doors Europe

Het verhaal van een bedrijf dat actief is meer dan 60 landen waar dagelijks meer dan 5 miljoen mensen door hun deuren lopen. Bij Metaflex is kwaliteitsmanagement een topprioriteit, maar er is geen kwaliteitsafdeling. Hoe dat kan lees je in het ISO2HANDLE klantverhaal van Metaflex.

Lomans totaalinstallateur

Lomans is een familiebedrijf, maar wel eentje met zo’n 400 medewerkers en een eigen Academy voor BBL-trajecten. Na een grondige evaluatie van alle QMS’en in de markt kwam er één systeem uit de bus dat volledig geschikt was om zowel kwaliteit als milieu en veiligheid effectief te managen. Drie keer raden welk systeem dat was. Je leest de achtergronden hier.

Fiber Foods

Hoe Fiber Foods met ISO2HANDLE een transparant en flexibel managementsysteem creëerde lees je hier. Volledige transparantie van boer tot eindgebruiker, flexibiliteit en wendbaarheid en feilloze traceerbaarheid spelen een belangrijke rol in de organisatie van de supply chain. ISO2HANDLE ondersteunt al deze doelen met een compact en overzichtelijk KMS.

Conclusie

Een goed en compleet kwaliteitsmanagementsysteem zoals dat van ISO2HANDLE is onmisbaar bij de ondersteuning van de kwaliteitsambities van jouw organisatie. Automatisering maakt je kwaliteitsmanagement beter, efficiënter en effectiever. Het vangt veel eenvoudig handwerk af zodat jij je als kwaliteitsmanager kunt richten op de essentie van je werk: het stimuleren van continue verbetering in je organisatie.