Vergaderen is een dure hobby
Een vergadering van een uur met 5 medewerkers kost om te beginnen al honderden euro’s aan loonkosten. Maar veranderingen vragen ook voorbereidings- en nabewerkingstijd. Ze onderbreken processen waar concentratie en focus voor nodig zijn en komen al met al de arbeidsproductiviteit niet ten goede. Tel de loonkosten inclusief voorbereiding en nabewerking op bij de gederfde arbeidsproductiviteit en je komt tot de conclusie dat die vergadering met 5 man opeens geen honderden, maar misschien wel duizenden euro’s kost. Het devies is om zorgvuldig om te gaan met vergaderen. Want vergaderen is dus een pittig dure hobby.
Vergaderen is niet populair
Uit onderzoek blijkt dat vergaderen lang niet ieders hobby is. 57% van de Nederlandse werknemers vindt vergaderen saai en 85% geeft aan dat ze aan hun bureau effectiever zijn dan tijdens een meeting. Van de 18- tot 29-jarigen vindt 70% de gratis lunch het meest opwindende onderdeel van een vergadering. Veel medewerkers zijn dus geen liefhebber van vergaderen, maar toch komen ze elke keer weer opdagen. De reden daarvoor is ook onderzocht en heet FOMO - the Fear of Missing Out. Niemand durft te zeggen dat een vergadering zinloos is uit angst voor sociale uitsluiting.
Kwalitatief vergaderen kan wel
Ondanks deze negatievepercepties zijn er ook onderzoeken die erkennen dat goed geleide vergaderingen wel degelijk waardevol zijn. Bijna 65% van de medewerkers is enthousiast over goed geleide vergaderingen. Effectieve vergaderingen kunnen bijdragen aan informatie-uitwisseling, besluitvorming, probleemoplossing en teambuilding. De kwaliteit en de structuur van vergaderingen hebben een grote invloed op hoe medewerkers ze ervaren. Slecht georganiseerde of overbodige vergaderingen leiden tot frustratie en een gevoel van tijdverspilling. Goed geleide vergaderingen worden vaak als nuttig en productief gezien.
Zorgvuldigheid geboden
We kunnen veilig concluderen dat het een goed idee is om zorgvuldig om te gaan met vergaderen. Vraag je altijd eerst af of een vergadering echt nodig is. En als het antwoord ‘ja’ is, zorg dan dat je aandacht besteed aan voorbereiding, (bege)leiding en nabewerking van de meeting.
Voorbereiding en structuur
Toverwoorden bij zinvol vergaderen zijn Voorbereiding en Structuur. Stel vooraf een duidelijke agenda op met specifieke doelstellingen voor elk agendapunt. Deel deze agenda met alle deelnemers aan de vergadering. Prioriteer agendapunten zodat je voldoende tijd kan geven aan de belangrijkste onderwerpen. Laat deelnemers ook weten dat ze zich moeten voorbereiden op de vergadering. Je kunt er voor kiezen om onvoorbereid deelnemen niet te accepteren. Bij Tesla en SpaceX is dat bijvoorbeeld de normaalste zaak van de wereld.
Time (management) is of the essence
Ook tijdmanagement tijdens de vergadering is belangrijk. Korte vergaderingen van minder dan een half uur werken he best. Je kunt timeboxing toepassen om te voorkomen dat discussies te lang duren. Denk ook na over de vergadertijd. Uit onderzoek blijkt dat de dinsdag een goede vergaderdag is. Het beste tijdstip van die dag is om 15.00 uur, maar andere tijdstippen op die dag zullen vast en zeker ook wel werken.
Nodig alleen ‘essentials’ uit
Het liefst vergader je met zo weinig mogelijk mensen. Daarom kun je beter alleen de medewerkers uitnodigen, die tijdens de vergadering een wezenlijke bijdrage kunnen leveren. Het is handig als je bepaalde rollen van tevoren vaststelt, zoals voorzitter en tijdbewaker. Een speciale rol is die van besluitnemer. De besluitnemer is verantwoordelijk voor het bereiken van een conclusie.
Gebruik technologie
Het gebruik van technologie kan je vergaderingen ook naar een hoger plan tillen. In de structurering van je overleggen kun je in je ISO2HANDLE platform bijvoorbeeld een jaaroverzicht voorbereiden. Via dat overzicht kun je zorgen dat structuurvergaderingen centraal worden gepland en dat alle relevante deelnemers worden uitgenodigd. Aan afzonderlijke vergaderingen kun je later agenda’s, actie- en besluitenlijsten en verslagen toevoegen. Het voordeel van die aanpak is dat je dan eindelijk eens af bent van al die agenda’s, lijstjes en verslagen die rondslingeren op harde schijven of in half gestructureerde Teams omgevingen. Een ander voordeel is dat je in je ISO9001-audit kan aantonen dat je belangrijkste overleggen goed worden voorbereid, gevoerd en gedocumenteerd. Bovendien kun je de actiepunten uit elk overleg in ISO2HANDLE direct omzetten in taken voor de aangewezen medewerkers. Vervolgens bewaak je via dit platform eenvoudig of taken worden opgepakt en afgerond. Mocht het nodig zijn, dan verstuurt het systeem automatisch notificaties om medewerkers te herinneren aan het oppakken of afronden van taken.
Wil je meer weten over hoe het ISO2HANDLE platform voor kwaliteitsmanagement kan bijdragen aan de kwaliteit van jouw vergaderstructuur en de afzonderlijke vergaderingen? Laat dan even wat van je horen. We laten je graag zien wat we bedoelen.
