Meldingen, meldingen en nog eens meldingen
Als je wil verbeteren moet je natuurlijk weten wat je moet verbeteren. Hoe verzamel je meldingen over van alles en nog wat? Op welke meldingen moet je focussen? Welke hebben prioriteit en waarom? Met welke verbeteringen bereik je in korte tijd de meeste vooruitgang? Welke verbetervoorstellen zijn structureel en welke meldingen moeten direct worden aangepakt? Ga zo maar door.
Een goede analyse van alles wat je kunt veranderen en verbeteren begint met het inrichten van een eenvoudig te gebruiken systeem voor meldingen. Daarmee bedoelen we dat je iets moet hebben waarmee al je collega’s met plezier en gemak hun melden kunnen doen. Want eenvoud en gemak zijn de sleutels naar een perfect werkend meldingensysteem.
Een toegankelijk systeem van meldingen
Een toegankelijk systeem van meldingen levert jou de informatie, die je kunt gebruiken om verbeteringen aan te brengen. Hoe meer meldingen je ontvangt, hoe meer kansen je krijgt om te verbeteren. Maar met die toegenomen datastroom ontstaat ook de noodzaak om meldingen te analyseren. Want voor je het weet zie je door de bomen het bos niet meer.
Om te beginnen is het handig om een goed begrip te hebben van welke meldingen er zijn. Daarom hebben we een overzicht voor je gemaakt.
1. Veiligheidsmeldingen
Je bent verantwoordelijk voor de veiligheid van je medewerkers. Veiligheid is een basisbehoefte en een grondrecht van de mensen die voor je werken. Daarom moeten aan veiligheid gerelateerde meldingen altijd prioriteit hebben. Wat valt hier zoal te melden:
1. Gevaarlijke situaties - omstandigheden die kunnen leiden tot ongelukken, zoals losliggende kabels, lekkages, elektrische onveiligheid en scherpe delen die uitsteken.
2. Ongevallen - gebeurtenissen waarbij letsel of schade ontstaat.
3. Bijna-ongevallen - incidenten die geen letsel of schade hebben veroorzaakt, maar waarbij dat wel had kunnen gebeuren.
4. Veiligheidsschendingen - Overtreding van veiligheidsprocedures (denk aan het niet dragen van PBM’s of het niet plaatsen van veiligheidshekken), machines en apparaten die niet reglementair zijn gekeurd.
5. Calamiteiten - de echt grote noodsituaties, zoals brand of explosies.
2. Kwaliteitsmeldingen
Deze meldingen hebben te maken met de kwaliteit van je producten, diensten, processen en systemen. In deze categorie zitten veel mogelijkheden voor structurele verbetering. Dat is dus super interessant.
1. Klachten: ontevredenheid van klanten en leveranciers over jouw producten en diensten.
2. Afwijkingen: productiefouten of afwijkingen van specificaties, normen en processen.
3. Non-confomities: als een product, dienst of proces niet voldoet aan de gestelde eisen of geldende wet- of regelgeving.
4. Verbetervoorstellen: ideeën of suggesties voor de verbetering van de kwaliteit van producten, diensten en processen.
3. Duurzaamheid en milieumeldingen
Dit zijn alle meldingen die te maken hebben met de impact van jouw bedrijfsactiviteiten op omgeving en milieu. In deze categorie kunnen urgente meldingen voorkomen, bijvoorbeeld omdat ze te maken hebben met gevaarlijke stoffen. Soms komen deze meldingen uit de omgeving van je bedrijf, bijvoorbeeld bij geluids- of stankoverlast. Het is dan belangrijk dat je weet dat iets een probleem is, zodat je maatregelen kunt nemen of op zijn minst met de melder kan communiceren.
1. Milieu-incidenten: denk aan lekkage van gevaarlijke stoffen, maar ook aan luchtvervuiling of geluidshinder.
2. Afvalbeheer meldingen: onjuiste opslag, opeenhoping of verwerking van afval.
3. Ideeën voor grondstoffen: of energiebesparing - meldingen die vaak worden gedaan door ervaren medewerkers en betrokken klanten.
4. Duurzaamheidsklachten: meldingen die worden gedaan in relatie tot de milieuprestaties van je bedrijf.
4. Operationele meldingen
Deze categorie bestaat uit hele praktische meldingen, vaak van verstoring van processen.
1. Storingen: uitval of slecht functioneren van machines, apparaten, processen en systemen.
2. Logistieke problemen: meldingen van niet geleverde of deels geleverde zendingen of van vertragingen. Denk ook aan opslagproblemen, zoals te warm, te koud of te vochtig opgeslagen goederen.
3. Capaciteitsproblemen: meldingen die gaan over te weinig mensen en middelen.
4. Optimalisatie-ideeën: ideeën en suggesties om bijvoorbeeld processen slimmer of beter in te richten.
5. Personeelgerelateerde meldingen
Alle meldingen die te maken hebben met de gezondheid of het gedrag van je werknemers.
1. Arbeidsongevallen: in geval van letsel, ontstaan door een incident op het werk.
2. Ongewenst gedrag: hier gaat het bijvoorbeeld om discriminatie, pesten en seksuele intimidatie.
3. Arbo- en gezondheidsproblemen: alle meldingen van fysieke of mentale gezondheidsrisico’s.
4. HR-ideeën: suggesties voor verbeteringen in werkprocessen, trainingen of arbeidsvoorwaarden.
Complimenten: positieve feedback over collega’s, teams of leidinggevende
6. Klant- en leveranciersmeldingen
Deze meldingen komen in de regel van externe stakeholders. Die zijn dus ook belangrijk omdat ze een beeld geven van hoe al jouw inspanningen in de echte praktijk worden gewaardeerd.
1. Klantklachten: ontevredenheid over producten, diensten, processen en klantinteracties
2. Complimenten: positieve feedback van klanten, die erg leuk is om te delen met de betrokken persoon of afdeling in je bedrijf.
3. Leveranciersklachten: problemen met leveringen, communicatie of samenwerking.
4. Leverancierssuggesties: Ideeën voor verbetering van de samenwerking of van processen
7. Innovatie en verbetermeldingen
Meldingen die zijn gericht op procesverbeteringen en nieuwe mogelijkheden en ideeën. Ook dit soort meldingen is vaak afkomstig van betrokken medewerkers en klanten. Je kunt overwegen om deze meldingen te stimuleren, bijvoorbeeld door een ‘melding van de maand’ in het zonnetje te zetten of te belonen.
1. Innovatievoorstellen: ideeën voor nieuwe producten, diensten en bedrijfsmodellen.
2. Procesverbeteringen: suggesties om bestaande processen beter of efficiënter te maken
3. Kostenbesparingsideeën: ideeën en manieren om kosten te reduceren zonder kwaliteit te verliezen
4. Digitaliseringsideeën: voorstellen om technologie en IT te gebruiken voor prestatieverbetering.
8. Communicatie- en samenwerkingsmeldingen
Meldingen die betrekking hebben op interne en externe communicatie en samenwerking.
Miscommunicatie: problemen door onduidelijke of incorrecte communicatie
Samenwerkingsproblemen: Moeilijkheden in teamverband of met externe partijen.
Feedback op interne communicatie: suggesties of klachten rond nieuwbrieven, intranet of andere interne communicatiekanalen. Je kan daarnaast ook denken aan feedback op alles rondom intern vergaderen.
9. Financiële meldingen
Meldingen die betrekking hebben op financiële kwesties, incidenten of processen.
1. Fraudegevallen: verdachte financiële transacties of onregelmatigheden
2. Kostenoverschrijdingen: Alles rondom budgetbeheer en met name de overschrijding van budgetten.
3. Financiële verbeteringen: ideeën om financiële processen te stroomlijnen of om besparingen te realiseren.
Er zijn niet veel bedrijven die op alle genoemde aspecten consequent feedback verzamelen. Soms komt dat omdat het gewoon erg veel is of omdat elke kolom in een bedrijf verantwoordelijk wordt gemaakt voor zijn eigen kwaliteitsmanagement en dus ook voor het ophalen van feedback en verbetervoorstellen. Veel afdelingen hebben daar geen tijd voor of hebben simpelweg een andere focus.
De kwaliteitsmanager is de aangewezen persoon voor het organiseren van een holistisch feedbackmodel. Die is dan ook vaak de degene die dit blogartikel tot het eind heeft gelezen.
Die kwaliteitsmanager heeft wel een goed instrumentarium nodig om feedback te kunnen verzamelen, analyseren en verwerken tot verbetermaatregelen. Vervolgens wil die kwaliteitsmanager ook zeker weten dat verbetermaatregelen worden opgepakt en geïmplementeerd. Want pas bij een volledig uitgevoerde verbetermaatregel kun je spreken van verbetering.
De meldingencomponent van het ISO2HANDLE platform biedt alles wat een kwaliteitsmanager nodig heeft om alle hierboven opgesomde meldingscategorieën effectief te managen en te verwerken. Van het eenvoudig melden via je smartphone tot automatische root cause analysis en opvolging van die meldingen. Van degelijke analyse van die meldingen tot geavanceerde dashboarding zodat je kan zien waar je staat. En van het automatisch uitzetten van taken en workflows bij meldingen tot het automatisch bewaken of meldingen en verbetermaatregelen ook daadwerkelijk worden opgepakt.
Wil je meer weten over de kracht van meldingen in ISO2HANDLE? Stuur dan een berichtje zodat we contact met je kunnen opnemen.
