Wat is VCA*

VCA* staat voor VGM Checklist Aannemers, waarbij de letters “VGM” een afkorting zijn van Veiligheid, Gezondheid en Milieu. De checklist is een uitgebreide vragenlijst die gebruikt wordt als systematiek waarmee arbeidsomstandigheden kunnen worden beheerst. VCA onderscheid zich in drie certificatieniveaus, dit is afhankelijk van de arbeidsomgeving en/of hiërarchische verhouding.

VCA* is gericht op de directe beheersing van VGM tijdens het uitvoeren van werkzaamheden op de werkvloer. Dit certificatieniveau is feitelijk bedoeld voor opdrachtnemers die in eigen beheer werk aannemen en als zo uitvoeren. VCA* telt vijfentwintig (25) vragen die positief moeten worden beantwoord. Vaak zullen vragen moeten worden beantwoord op grond van procedurele onderbouwing. Een vraag wordt enkel positief beoordeeld indien aan alle minimumeisen en de doelstelling, behorende bij die vraag, is voldaan. Met de VCA* template van ISO2HANDLE is het gemakkelijk om het norm-schema in te vullen en te beheersen.

Wat wordt er gevraagd voor VCA?

Je komt in aanmerking voor een VCA-certificaat als je VGM-beheersysteem voldoet aan de eisen die VCA hieraan stelt. Hierbij wordt gekeken naar:

• VGM-beleid en -organisatie en de betrokkenheid van de directie
• Risicobeheer
• Opleiding, voorlichting en instructie
• VGM-bewustzijn
• VGM-projectplan
• Voorbereiding op noodsituaties
• VGM-inspecties
• Bedrijfsgezondheidszorg
• Aanschaf en keuring van materialen, arbeidsmiddelen en persoonlijke beschermingsmiddelen
• Inkoop van diensten
• Melding, registratie en onderzoek van VGM-incidenten

Voor wie is VCA bedoeld?

VCA is bedoeld voor bedrijven die risicovolle werkzaamheden uitvoeren of in een risicovolle omgeving werken. Denk aan constructie- of onderhoudswerkzaamheden op bouwterreinen, in fabrieken en werkplaatsen en bij installaties. VCA wordt veel gevraagd in de volgende branches en vakgebieden:

• (Petro)chemie
• Werktuigbouwkunde
• Elektrotechniek
• (Steiger)bouw
• Civiele techniek
• Metaal
• Procesindustrie
• Isolatie
• Transport
• Industriële reiniging
• Onderhoud

Het managen en monitoren van VCA*

Managementsysteem

Waarom een digitaal Management Systeem voor VCA*?

Veel organisaties stapten al over van een “handboek in de kast” naar een omgeving zoals SharePoint of een Document Management Systeem om hun documentatie ook op afstand in te kunnen zien.

Maar dan blijven deze vragen en bronnen van stress hangen:

• Hoe krijg ik inzicht in trends van de gegevens van de werkplek inspecties?
• Welke maatregelen moeten er nog genomen worden op eerder gemelde incidenten?
• Wanneer krijg ik een melding welke certificaten van mijn medewerkers dreigen te verlopen?
• Waarom heb ik altijd extra lijstjes nodig in Excel voor keuring van middelen?
• Welk formulier is nu het meest actueel en de laatste versie?
• Hoe krijg ik echt inzicht en trends uit alle data uit de ingevulde formulieren?
• Hoe informeer en overtuig ik mijn collega’s van het nut van bepaalde processen?
• Hoe maak ik het voor iedereen makkelijker om te werken volgens de laatste procedures van ons bedrijf?

Managementsysteem

Waarom het managementsysteem van ISO2HANDLE?

Omdat ISO2HANDLE alles voor je bijhoudt, najaagt en in kaart brengt, waardoor jij grip en overzicht krijgt en de certificering continue op de achtergrond gemanaged wordt.

Ons platform helpt met alle werkzaamheden die horen bij het behalen en behouden van certificeringen, in alle fases van implementatie tot optimalisatie:

• Implementeren:
• Maak gebruik van onze AEO template en pas aan met de drag & drop editor
• Personaliseer de formulieren
• Pas workflow schema’s toe, zodat registraties automatisch worden doorgezet naar de juiste collega
• Adopteren:
• Handboek en formulieren zijn ook via mobiel toegankelijk
• Automatisch taakbeheer houdt alle openstaande acties bij in een overzichtelijk dashboard
• Monitoren:
• Dashboards in een handomdraai met trend & kostenanalyse
• Track je KPIs
• Optimaliseren & Audits:
• Toegang voor Certificerende Instanties; bepaal zelf de onderdelen en tijdslimiet
• Download en deel dashboards en rapportages

Adviesbureaus

Partner netwerk van organisatie adviesbureaus

Iso2Handle werkt voor samen met een groot aantal certificeringsadvies bureaus in Nederland, met elk hun eigen expertise en focus. Een adviesbureau helpt met de invulling op maat en geeft inhoudelijk advies over hoe de processen rondom de certificering naadloos aansluit met jullie organisatie en werkwijze. Ook kunnen zij helpen met het overstap van jullie huidige systeem naar Iso2Handle.

‍

Stappenplan om VCA* in ISO2HANDLE te zetten

Inrichten: Handboek & documentbeheer

Handboek opbouwen
Je start bij ons met een kant en klare template met voorbeeld teksten. Alle stappen die je moet zetten om een volledig kwaliteitsmanagementsysteem op te bouwen zijn al voor je klaargezet en zelfs vertaald naar begrijpelijke taal. Wil je bepaalde stappen overslaan of toevoegen? Dat is geen probleem. Wij doen een voorzet en je past het e.e.a. aan zodat het naadloos past bij je organisatie.

Automatisch documentbeheer
Elke normgerelateerde stap kun je aanvullen met up te loaden Word, PDF bestanden, of door text, afbeeldingen, visio diagrammen en video’s te copy pasten.

Alles wat je toevoegt krijgt direct automatisch versiebeheer waardoor je altijd een waterdichte historie hebt.

Wil je samenwerken aan bepaalde documenten zonder dat de rest van de organisatie dit ziet of er voor zorgen dat alleen jij iets live kan zetten? Het kan allemaal met ISO2HANDLE.

Inrichten: Formulieren en registraties toevoegen

Zodra je documentatie op orde is is het van belang dat je ook zaken gaat registreren. Alle benodigde registratie mogelijkheden hebben we standaard al voor jou klaargezet in de vorm van formulieren.

Wil je zelf formulieren uitbreiden of toevoegen? Geen probleem, met de knop “formulier toevoegen” voeg je zelf moeiteloos nieuwe formulieren toe die je koppelt aan je eigen handboek.

Heb je al registraties? Geen probleem, elk formulier is in ISO2HANDLE te importeren en exporteren van en naar Excel. Wil jij via je telefoon of Ipad registraties doen? Deze staan standaard klaar voor jou en je collega’s.

Inrichten: Tekenbeleid

Is het voor je organisatie belangrijk dat bepaald beleid aantoonbaar ondertekend wordt door je collega’s? Met ISO2HANDLE stuur je automatisch notificaties uit naar al je collega’s met het verzoek om de laatste versie van een bepaald document of procedure te ondertekenen. Op je dashboard zie je vervolgens live wie de procedure wel en niet ondertekend hebben en wanneer.

Inrichten: Automatische workflows

Registreren is goed maar vervolgens wil je ook dat er iets gebeurt.
ISO2HANDLE biedt daarom vol automatische workflows. Wij doen een voorzet maar als jij denkt dat het anders moet dan kan je dit allemaal eenvoudig zelf aanpassen.

Zo kan er bijvoorbeeld een e-mail verzonden worden naar een vooraf gedefinieerd of geselecteerd persoon wanneer er bijvoorbeeld een klacht wordt gemeld waarbij de categorie finance is. De ontvanger krijgt een e-mail of pushbericht op zijn PC of telefoon, klikt op de link en vult de registratie aan. Hierdoor gaan er weer nieuwe e-mails uit naar andere mensen die iets met de klacht moeten doen. Pas als de klacht naar tevredenheid is opgelost stopt de workflow.

Implementeren: Maatregelen

Naast registraties en workflows is het belangrijk dat maatregelen toegevoegd, bijgehouden en gemonitord worden.

ISO2HANDLE biedt daarom een zeer flexibele en volautomatische maatregelen module met monitoring. Hierdoor blijft er nooit iets liggen en gaan er automatisch notificaties uit als bijvoorbeeld iets dreigt te verlopen.

Monitoren: Dashboarding

Registreren is goed maar meten en trendanalyses maken is een zeer nuttige aanvulling. ISO2HANDLE biedt daarom een zeer flexibele rapportage mogelijkheid waardoor je zelf grafieken kunt maken over alle registraties die in het platform worden gedaan.

Zo kan je trend analyses, doorsneden en tal van andere grafieken maken. Deze grafieken kan je, desgewenst met documenten en formulieren plaatsen op je eigen dashboards.

Denk daarbij bijvoorbeeld aan een overzicht met:

• Aantallen klachten per categorie
• Aantal openstaande klachten
• Aantal nog niet ondertekende documenten
• Aantal incidenten op het gebied van X,Y,Z

‍

‍