Positieve verandering in rol KAM en QHSE manager door digitalisering

Nog niet zo lang geleden…

Het is nog niet zo lang geleden dat KAM en QHSE manager het moesten doen met een papieren handboek gemaakt in Word. De registraties gebeurde in Excel, Word of op op papier. Deze handboeken werden vooral opgezet rondom een norm/certificatie die het bedrijf moest halen en had niet veel draagvlak met de dagelijkse gang van zaken binnen het bedrijf. De rol van de KAM en QHSE manager was er dan ook een van duwen en trekken om het geheel opgetuigd te krijgen en te houden. Dit proces werd al dan niet doorlopen met hulp van externe adviseurs. Na de implementatie en gedurende de rest van het jaar moest de KAM en QHSE manager een behoorlijke solo strijd leveren om alle registraties weer op tijd gedaan en uitgevoerd te krijgen. Laten we het maar niet hebben over hoe makkelijk het was om de juiste conclusies te trekken zodat de directie met de directiebeoordeling ook voldoende input had om goed onderbouwd de nieuwe acties en verbeteringen uit te zetten in het directie beoordelingsdocument. Conclusie de KAM en QHSE manager was een Don Quichot die behoorlijk alleen in zijn eentje de kar moest trekken en veelal niet al te blije collega’s om zich heen zag en ook nog een niet al te blije blikken mocht ontvangen van het management/directie.

Tijdperk van digitalisering

In 2017 signaleerde het blad The Economist dat ‘s werelds meest waardevolle grondstof niet langer olie is maar data. (Economist 2017) Door de toenemende digitalisering van allerlei processen in de samenleving, ontstaat er bewust of onbewust een enorme hoeveelheid aan gedigitaliseerde gegevens. (Big data) Bedrijven zijn in toenemende mate bezig om deze berg aan data om te analyseren om patronen sneller te herkennen en business modellen en processen aan te scherpen om hiermee meer omzet en efficiëntie (winst) te vergroten.

Naast het digitaliseren om efficiëntie in data analyse is er ook binnen deze digitalisering een automatiseringsslag gaande. Hoe zorg je ervoor dat je door de automatisering bij de les gehouden wordt en dat je je informatie gemakkelijk breder kan delen en kan laten dragen binnen je organisatie. Ook op dit punt is de laatste jaren veel ontwikkeld en mogelijk.Als deze ontwikkelingen in digitaliseren en automatiseren hebben plaatsgevonden, hoe anders kan de rol dan worden van de KAM & QHSS manager manager?

Kansen voor de KAM en QHSE manager anno 2024

Wij denken dat met de huidige technologieën het mogelijk is dat de rol van de KAM en QHSE manager drastisch ten positieve kan veranderen. Veelal hebben de meeste bedrijven voor hun primaire proces alles prima voor elkaar. Dit is immers de basis waarop het bedrijf ooit gestart is en zijn bestaansrecht aan te danken heeft. Echter met het succes van het bedrijf en de daarmee gepaarde groei, maakte dat er naast het primaire proces meer tijd en aandacht gevraagd werd voor de secundaire processen. Denk hierbij aan:

• Uitreiken van arbeidsmiddelen en de inname ervan
  
• Arbeidsmiddelen keuren
  
• Certificaten van medewerkers en middelen
  
• Wet en regelgeving die veranderd
  
• Milieuaspecten register
  
• Diverse overlegstructuren en acties en besluiten hieruit voortkomend
  
• Incidenten melden
  
• RI&E
  
• LMRA
• Melden van gevaarlijke situaties
• Toolboxen
• Diverse oplever of test protocollen behorend bij de diverse producten en
• diensten
  
• Certificeringen en normeringen die gevraagd worden door klanten
  

Hoe fijn is het dan dat zowel deze documentatie en registratie eenvoudig gedigitaliseerd kunnen worden op één centrale plek. Zonder programmeurs maar door het bedrijf zelf op een manier die mee groeit met de organisatie.
Certificering is hiermee niet meer de primaire bezigheid van de KAM en QHSE manager. Dat is het helpen van collega’s en het informeren van bestuur middels een goed opgezet managementsysteem. Het certificaat is slechts de bevestiging dat je het goed doet.
Hiermee is voor iedereen in de organisatie deze info of registratie direct voor handen. Desnoods kan je dan snel even op je mobiel die registratie even uitvoeren zodat je je collega, de KAM en QHSE manager, weer tevreden hebt. En het wordt nog leuker als je collega, de KAM en QHSE manager, hiervoor ook gezorgd heeft dat je netjes (automatisch) een melding ontving om even die desbetreffende registratie te doen.

Vandaag is het heel goed mogelijk om dit soort informatie en registratie stromen op een platform bijeen te zetten en te managen. Het mooie hiervan is ook dat de data die je genereert met elkaar er ook voor zorgt dat de data zich op eenvoudige wijze real time laat analyseren. Uiteraard kan je dit dan weer visualiseren in mooie grafieken zodat je bijvoorbeeld heel makkelijk trend analyses kunt maken..
Kortom collega’s die niet meer hoeven te zoeken naar beschrijvingen van processen, documenten of registratieformulieren maar dit eenvoudig altijd bij de hand hebben. Op tijd je taken uitgevoerd krijgen omdat er meldingen komen en je met vele handen het werk kan dragen en dit tevens zorgt voor een tijdige actualisering en het creëren van gezamenlijk ownership. En uiteraard is het voor het management niks fijner dan actueel te kunnen zien en monitoren waar het lekker loopt, hoe ongelukken voorkomen worden en waar verbeteringen en faalkosten besparingen behaald kunnen worden. Dit maakt de rol van de KAM en QHSE manager zo anders! Hij kan meer helpen met verbinden en coachen van de diverse lagen en afdelingen van de organisatie ipv overal achteraan moeten rennen om de klus geklaard te krijgen maar nooit helemaal naar wens omdat of de middelen er niet zijn, de data er niet is om iets te onderbouwen, het budget er niet is of er een dure programmeur gezocht moet worden.

ISO2HANDLE hét flexibele managementsysteem wat met je meegroeit.

ISO2HANDLE werkt al jaren aan deze digitaliserings- en automatiseringsslag. Hiermee hebben we het mogelijk gemaakt om eenvoudig al je secundaire processen te managen. Met veel ervaring en vragen vanuit de praktijk die we hebben mogen oplossen werken we samen met een heel netwerk aan partners vanuit de adviesbranche die ook op ons platform vele mooie modules hebben gebouwd. Kortom er zit altijd een geschikte module of verzameling van modules voor je tussen. Zelf liever wat maken is ook geen probleem. Onze eenvoudige editors zorgen ervoor dat je zelf de documentatie alsook de registratie zijde geheel zelf kan opzetten en aanpassen zoals jij dit wil. De gebieden waarin we bedrijven mogen helpen zijn:

• Personeel
  
• Health & Safety
  
• Gevaarlijke stoffen
  
• Incidenten en observaties
  
• Asset management
  
• Milieu management
  
• Risks & Audits
  
• Legal compliance
  
• Control of work

Ben je benieuwd wat we voor jouw bedrijf mogelijk kunnen betekenen? Wij beloven jou dat je meer in control raakt over je processen en daardoor steeds meer kosten gaat besparen. Vraag geheel vrijblijvend een gratis proefperiode bij ons aan.

‍