Het uhm-moment: een veel gehoord geluid in de wereld van documentbeheer

Digitalisering heeft onze manier van werken veranderd. Veel bedrijven vertrouwen op digitale documenten zoals PDFs, Word-documenten en Excel-sheets, vaak opgeslagen op platforms zoals SharePoint. Dit lijkt een stap in de goede richting naar een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) en risicomanagementsysteem (RMS). Echter, het Uhm-moment ontstaat wanneer een document gewijzigd moet worden. Hoewel het oude document netjes wordt gearchiveerd en de nieuwe versie zijn plek vindt, roept dit proces meerdere vragen op.

• Hoe vind je snel de juiste oude versie terug? Uhm...
• Hoe bepaal je wie toegang heeft? Uhm...
• Hoe informeer je betrokkenen automatisch over nieuwe versies? Uhm..
• Hoe volg je het proces van documentswijzigingen? Uhm...

Het antwoord op deze vragen is vaak niet zo eenvoudig, wat aantoont dat de digitalisering van documenten niet gelijkstaat aan de digitalisering van processen.

Waarom een digitaal KMS en RMS niet zo duur is als je denkt

De implementatie van een digitaal KMS en RMS wordt vaak gezien als een tijdrovende en kostbare onderneming. Dat klopt, maar het hoeft niet zo te zijn. Met de juiste software en integraties kan dit proces aanzienlijk worden versneld en kunnen kosten worden bespaard. Softwareoplossingen zoals ISO2HANDLE bieden handige importmogelijkheden voor SharePoint, Confluence, Word en Excel, wat veel tijd en moeite bespaart.

Jouw potentiële tijdsbesparing berekenen? Ga naar onze ROI Calculator

Digitaliseer je processen met een KMS / RMS

Het digitaliseren en automatiseren van processen via een KMS / RMS biedt tal van voordelen.

• Tijdsbesparing: Je hoeft geen tijd meer te besteden aan het handmatig zoeken naar documenten, het instellen van autorisaties of het informeren van betrokkenen over nieuwe versies.
• Kostenbesparing: Door fouten en verspilling te voorkomen, bespaar je geld.
• Verbetering van de kwaliteit: Door je processen te digitaliseren, verbeter je de kwaliteit van je producten en diensten.
• Verhoging van de compliance: Door je risico's te beheersen, verhoog je de kans dat je aan wet- en regelgeving voldoet.
• Alle documentatie en registraties bevinden zich op één plek, waardoor het beheer overzichtelijk en efficiënt is.

Conclusie: De waarde van een digitaal QMS

Een digitaal KMS/RMS is een investering die zich terugbetaalt door betere grip op processen, verbeterde kwaliteit van producten en diensten, en verhoogde compliance. Het overwinnen van het Uhm-moment door digitalisering van processen is essentieel in de hedendaagse bedrijfsvoering.

Interesse? 

Voor organisaties die het Uhm-moment willen overwinnen, biedt een digitaal KMS/RMS uitkomst. Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende demo.

Liever eerst wat meer oriënteren? Vraag onze aankoopgids aan voor meer informatie over software voor kwaliteitsmanagement en risicomanagement.