Waarom Protify is overgestapt van Management Systeem

Door: Gijs van Heijst, Head of sales

Hoe het begon

In november 2019 sprak ik samen met Marc Abbink, oprichter van ISO2HANDLE, Danielle en Mathijs de Vaal voor het eerst. Samen zijn ze verantwoordelijk voor het jonge en ambitieuze adviesbureau Protify met klanten in Nederland en Europa, met een zwaartepunt in Scandinavië. Ze helpen hun klanten met compliance vraagstukken en zijn gespecialiseerd in certificering op het gebied van informatiebeveiliging, risicomanagement en kwaliteitsmanagement.

Vaak betekent dit dat ze uitgebreide managementsystemen opzetten met klanten, waar ISO2HANDLE een belangrijke, faciliterende rol in gaat spelen. Danielle is verantwoordelijk voor de operatie, planning en project management. Mathijs voert de dagelijkse leiding en is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de geïmplementeerde managementsystemen bij klanten en de ontwikkelingen van managementsystemen ten aanzien van nieuwe normen.

Tot voor kort  werkte Protify met een door haar zelf ontwikkelde webbased applicatie; de Protify Compliance Tool. Deze applicatie zat verrassend goed in elkaar, was flexibel, zag er “strak” uit en werkte goed voor hun huidige klanten. De ambitie van Protify reikte echter verder en men was zich ervan bewust dat het onderhouden en uitbouwen van een eigen applicatie in combinatie met hun groeiambities veel extra energie en geld zou kosten. Daarom was Protify druk met de oriëntatie naar een vaste partner om hun ambitie waar te maken. Een aantal zaken hadden ze al ontwikkeld in hun tool, zoals geautomatiseerde triggers als klanten taken moesten uitvoeren en overzichtelijke dashboards om voortgang bij te houden.

Andere zaken hoopten ze samen met een partner verder te ontwikkelen op basis van de wensen van hun klanten, zoals:

Toegang via de mobiele telefoon of ander mobile devices

Flexibele dashboards en rapportages die nog meer inzicht geven in de data

Automatische koppelingen tussen informatie, waardoor het niet op verschillende plekken beheerd hoeft te worden

Op een toegankelijke manier velden en formulieren invullen waarmee automatisch het managementsysteem onderhouden wordt

Geautomatiseerde workflows

Ik vergeet niet snel dat na een half uur presenteren van wat ISO2HANDLE te bieden heeft Danielle, Mathijs erbij vroeg die al snel enthousiast werd en op zijn beurt er een consultant bij vroeg. Binnen de kortste keren zaten 4 technische georiënteerde mensen enthousiast de uithoeken van ons platform te bekijken. Danielle en ik zaten erbij en keken er naar.

Na twee uur moesten we i.v.m. andere afspraken echt stoppen en is er een vervolgafspraak gemaakt. Wat wij vaak doen is vooraf aan een dergelijke afspraak goed inventariseren wat men zou willen zien, welke problemen men zou willen oplossen en wat hun “blij” maakt. Zo gezegd zo gedaan.

De wens van Protify was niet om onze “out of de box” templates voor de diverse normen en BRL’s die wij standaard in onze applicatie hebben te gebruiken. Voor Protify (en steeds meer partners) is het van belang om het managementsysteem zo in te richten dat hun eigen visie rondom het digitaliseren van management systemen zichtbaar wordt in de applicatie. Protify heeft een geheel eigen structuur ontwikkeld op basis van de normen waarin zij gespecialiseerd zijn, en het was belangrijk voor hen om die structuur te kunnen behouden.

De applicatie moest aanvoelen als een “maatwerk jas” zonder dat er speciaal maatwerk geleverd werd. Speciaal hiervoor heeft ISO2HANDLE de Norm-editor ontwikkeld. Met deze Norm-editor kunnen partners zonder specifieke technische kennis zelf normen, BRL’s, processen, formulieren etc. bouwen. Zo heeft Protify geen developer nodig om het framework aan te passen, en kunnen ze zelf aan de slag met de structuur van het managementsysteem.

Bij het “inbouwen” van de eigen visie van een partner kun je denken aan:

Hoe en op welk moment maak je bepaalde informatie zichtbaar? 

 

 Welke velden gebruikt een klant in welk formulier, hoe wordt dit gepresenteerd?

    Hoe ziet een klant dashboard er uit?

Welke workflows worden er geautomatiseerd?

Must haves & should haves

Verder bleek uit de inventarisatie dat ISO2HANDLE alle “MUST HAVES” en “SHOULD HAVES”, tick boxes wel kon afvinken. Echter in de “COULD HAVES” waren nog wel wat wensen. Daarom zijn ISO2HANDLE en Protify van plan om in de toekomst als partners de applicatie door te ontwikkelen. Daar zijn zowel de klanten van ISO2HANDLE als Protify bij gebaat, omdat ISO2HANDLE meer inzicht krijgt in wat hun partners zoeken en Protify de applicatie steeds beter bij de wensen van hun klanten kan aan laten sluiten.

De wensen van Protify:

Eén ingang te creëren voor alle normen waar een organisatie mee werkt

Integratie tussen verschillende beleidsdocumenten uit verschillende normen

Het uitbreiden van het dashboard met een RASCI model

Een dashboard voor een risicoanalyse met eigen formulieren. 

Formulieren om periodieke testen uit te voeren en registreren

Een meer gepersonaliseerd inlogscherm

Snelkoppelingen naar relevante hoofdstukken vanuit het startscherm

Pro-actieve e-mails verzenden naar aanleiding van taak statussen

Dit had uiteindelijk als resultaat dat Protify aan haar klanten nu een managementsysteem kan leveren dat 100% aansluit op haar wensen en visie.

Voorbeeld van een “Protify” dashboard voor haar klanten

Voorbeeld van een “Protify” dashboard voor haar klanten

Voorbeeld gepersonaliseerd inlogscherm voor de Protify eindklant

“Het hele proces van een eerste demo geven, configureren van de applicatie, testen, contractbesprekingen en het trainen van de consultants heeft 4 maanden in beslag genomen. Dit zijn geen 4 maanden waarin continu aan de inrichting van de applicatie is gewerkt. Dat kostte ongeveer 5 dagen werk. Wij kijken er enorm naar uit om onze samenwerking te intensiveren en zijn blij dat Protify vanaf 14 februari 2020 officieel partner is van ISO2HANDLE.”

Waarom gekozen voor ISO2HANDLE?

Protify heeft gekozen voor ISO2HANDLE omdat zij een applicatie bieden die op een begrijpelijke manier zorgt voor de digitalisering van managementsystemen. Wat daarbij belangrijk was voor Protify was het behoudt van hun eigen structuur en de flexibiliteit om zelf dingen aan te passen en toe te voegen. Zo kan Protify ervoor zorgen dat zij managementsystemen opzetten met hun klanten die echt aansluit bij de wensen van hun klanten, in plaats van een one-size-fits-all model. Protify is hard aan het werk om de applicatie in te richten en hopen in de toekomst steeds meer normen te kunnen toevoegen. Ze zijn enthousiast over de kansen die ISO2HANDLE biedt als partner en kijken uit naar een goede samenwerking om de applicatie door te ontwikkelen. 

Contact opnemen?