Hoe KLEEMANS in 12 maanden 80 klanten converteerde naar ISO2HANDLE

Door: Gijs van Heijst, Head of sales

Meerdere leveranciers (uit binnen en buitenland) passeerde de revue. Uiteindelijk viel de beslissing om in zee te gaan met ISO2HANDLE uit Deventer. Een klein bedrijf waar een aantal specialisten 4 jaar lang gewerkt hadden aan een applicatie die zich in de demo’s had bewezen maar in de praktijk maar over een handvol klanten beschikte. 

KLEEMANS nam hiermee bewust een overwogen risico. State of the art technologie, flexibel, korte communicatielijnen, maar er moest ook nog veel gebeuren rondom de organisatie. Er was nog geen SLA, de overeenkomsten tussen de eindklant, de consultant en ISO2HANDLE moest waterdicht worden, er moest een servicedesk ingericht worden, verwerkers overeenkomsten en algemene voorwaarden moesten op elkaar aansluiten en natuurlijk waren er nog een aantal functionele wensen.

De start

Eind januari 2019 was het zover en konden we de contracten ondertekenen. Doel was om eind 2019 rond de 100 klanten te converteren vanuit Microsoft SharePoint naar ISO2HANDLE. Hiervoor moest een Microsoft SharePoint import module gemaakt worden die eenvoudig alle bestaande documenten kon omzetten naar ISO2HANDLE.

Daarnaast werd er een Word en PDF converter geïntegreerd, werd de norm editor uitgebreid met extra functionaliteiten en zetten we heel veel kleine puntjes op de i.

Om alles in goede banen te leiden hebben we een stuurgroep in het leven geroepen die elke maand bij elkaar kwam. In deze stuurgroep zaten de Twan de Kruijff, directeur KLEEMANS. Maaike Korthout, consultant. Marc Abbink, oprichter ISO2HANDLE en verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de applicatie en Gijs van Heijst, Partner Manager ISO2HANDLE.

Ter ondersteuning van het project management en de “to do” lijst is gebruik gemaakt van een SharePoint omgeving. Het project bestond (en bestaat) uit een aantal fases.

Fases

0 Fase 1
  • Schrijven documentatie voor de eindklant (“Wat gaat er wanneer gebeuren en waarom?”)
  • Op orde brengen contracten en procedures
  • Ontwikkelen en testen import module voor SharePoint omgeving
  • Ontwikkelen van de Must have functionaliteiten die nog miste om minimaal dat te leveren wat de klant nu ook had.
0 Fase 2
  • Klanten die gemigreerd zouden worden hebben een brief gekregen met waarom en wat ze konden verwachten.
  • Elke klant is gebeld en ook mondeling geïnformeerd
  • Elke klant heeft digitaal een informatiepakket ontvangen
0 Fase 3

Het importeren van de bestaande klanten die in aanmerking kwamen voor de 1e batches. Klanten zijn onderverdeeld in een aantal batches waarbij de eenvoudige, vaak kleinere, klanten eerst worden gemigreerd en later de grotere, complexere klanten. Alle klanten krijgen in deze fase dezelfde functionaliteit zoals ze die ook kende in de oude situatie toen ze nog met SharePoint werkte. Pas later in het project (Fase 4) krijgen de klanten ook de mogelijkheid om hun eigen dashboards in te richten, toegang tot formulieren, audits, planningen etc.

0 Fase 4

Dit gebeurt stapsgewijs gedurende het jaar 2020.

In 2019 hebben de consultants van KLEEMANS hard gewerkt aan de ontwikkeling van een specifieke registratiemodule voor hun klanten gebaseerd op het Bewust Beter Ondernemen model. Deze BBO-module wordt voor de klanten in de loop van het eerste kwartaal 2020 beschikbaar gesteld (fase 4). De module wordt in 2020 verder uitgebreid met de belangrijkste registraties die klanten nodig hebben voor het beheer van kwaliteitsmanagement processen.

Tevens worden voor de klanten van KLEEMANS dan ook de overige registratie functionaliteiten van ISO2HANDLE geactiveerd, zodat de klanten zelf formulieren kunnen ontwikkelen en dashboards kunnen creëren.

Het restant van 53 (complexere) klanten wordt gedurende de eerste helft van 2020 nog gemigreerd naar ISO2HANDLE.

Conclusie

  • Een project waar in harmonie is samengewerkt. Waar vertrouwen was en iedereen zijn taak uitermate serieus nam. 
  • Er is geen enkele escalatie nodig geweest omdat er iets echt mis dreigde te lopen.
  • Maar liefst 80 klantomgevingen zijn in 2019 gemigreerd, met de look & feel zoals je van KLEEMANS gewend bent. Tot op heden hebben slechts 7 klanten aangegeven geen interesse te hebben in de migratie.
  • Er staat een portal waarmee KLEEMANS zelf klant omgevingen toe kan voegen, kan verwijderen, aan kan passen en uit kan breiden zonder tussenkomst van ISO2HANDLE.
  • Er staat een auteursomgeving waarin KLEEMANS haar eigen normen, formulieren en workflows kan bouwen.
  • Er is een serviceorganisatie opgebouwd, Pro-aQt BV, die een verdere doorontwikkeling van de Pro-aQt applicatie voor KLEEMANS mogelijk maakt en de ondersteunende processen richting consultants en klanten van KLEEMANS waarborgt.

Tot slot

Een knappe prestatie is geleverd door de goede samenwerking en gedegen projectaanpak. Echter we realiseren ons dat in 2020 nog flink wat werk geleverd moet worden om de klanten en haar gebruikers verder mee te nemen in de dagelijkse toepassing van de nieuwe functionaliteiten die de applicatie biedt. Extra aandacht voor nazorg, gebruikersinstructies, verder doorontwikkeling gebruikersfunctionaliteiten en een goede service organisatie zijn en blijven een must.

Wilt u meer weten over dit project, KLEEMANS/Pro-aQt of ISO2HANDLE of heeft u zelf interesse om partner te worden. Neem dan contact op met:

KLEEMANS / Pro-aQt
Twan de Kruijf
twan.dekruijf@kleemans.nl

ISO2HANDLE
Gijs van Heijst
g.van.heijst@iso2handle.nl
06-55762124

Zelf uitproberen zegt meer dan 1000 woorden

Wil je ISO2HANDLE uitproberen voor jouw klanten? Neem dan contact op voor een vrijblijvende kop koffie.