managementsystemenEr doen veel verhalen en mythes de ronde over managementsystemen. De een nog mooier dan de ander. Veel van die mythes zijn niks meer dan hardnekkige geruchten die moeilijk de wereld uit gaan. Afgezien van het gegeven dat dergelijke mythes ronduit onjuist zijn, blijven dergelijke spookverhalen de ronde doen. De kans is dus groot dat je er vroeg of laat tegenaan loopt. De meest voorkomende onwaarheden leggen we graag aan u voor. Herkent u ze en durft u dergelijke verhalen te ontkrachten?

Een managementsysteem is een noodzakelijk om een certificaat te halen.

Het is een veelgehoorde stelling: een managementsysteem zou nodig zijn voor het certificaat.

  • Waarom moet ik nu een certificaat halen om aan de tender te voldoen?
  • Mijn klanten eisen dat ik gecertificeerd ga worden.

Herkent u dit? Het blijft een hardnekkige mythe dat een managementsysteem een noodzakelijk kwaad is. Het insinueert dat een managementsysteem iets “exotisch” is en buiten de realiteit van een organisatie staat.

Daar hebben we een mannetje voor.

U zult niet de eerste organisatie zijn die denkt dat men een (kwaliteits-) managementsysteem nodig heeft, terwijl deze al impliciet aanwezig is. Er wordt immers al gefactureerd en via de aftersales krijgt u al feedback van uw klanten. Als het goed is wordt daar binnen uw organisatie ook op geanticipeerd. Het blijft immers een opvallende situatie dat veel bedrijven die starten met de implementatie van een managementsysteem, er tot hun eigen verbazing achter komen dat men in veel gevallen al veel doet wat een bepaalde norm vraagt. In veel gevallen sluit een managementsysteem al aan op de praktijk en is er van iets ‘exotisch’ eigenlijk geen sprake.

Is een managementsysteem duur, log en inefficiënt?

Een managementsysteem is duur en vaak alleen geschikt voor grote organisaties. Daarnaast hoor je vaak dat het lastig te integreren is in de bestaande bedrijfsvoering en daarmee een blok aan het been.

Ook dit is een veel gebezigde gedachtegang, maar ieder bedrijf of organisatie die dit voorstaat schiet zichzelf in de voet. Een goed geïmplementeerd managementsysteem geeft organisaties veel voordeel, gemak en slagkracht.

Vaak verdiept het management zich onvoldoende in het voordeel en het is daarmee een ‘selffulfilling’ prophecy. Het resultaat is dat bij het ontbreken van de juiste informatie, de bekende geruchten een eigen leven gaan leiden. Als het uitgangspunt is dat iets duur, log en inefficiënt is, dan wordt dit ook zo beleefd.

Is een managementsysteem statisch?

Een managementsysteem is statisch en loopt per definitie achter de feiten aan. Ook dit is een misvatting. De gedachte hierachter stamt nog uit de tijd dat kwaliteitsmanagement werd beleefd vanaf “papier”. Ongeveer aan het einde van de vorige eeuw ontstond dat beeld en heeft daarmee zijn eigen mythe gecreëerd. Goed geïmplementeerde managementsystemen zijn mee geëvolueerd met de tijd en richten zich niet meer op zaken als:

  • Vastleggen van het vakmanschap op papier binnen de organisatie
  • Het moeten volgens de norm
  • Dat hebben we in het verleden zo afgesproken
  • Heb je de klanttevredenheidsenquête al verstuurd?

Daarentegen is er sprake van een duidelijk omslag en staan hele andere vragen en situaties centraal:

  • Uitsluitend vastleggen waar risico op ontoereikende kennis actueel is
  • De norm helpt ons richting geven
  • Een afspraak gaat mee met zijn tijd
  • Wat verwacht de klant?

Moet ik kennis hebben van een norm voordat ik een managementsysteem kan inrichten?

Bij het implementeren van een managementsysteem moet ik kennis van de norm hebben. Dit is natuurlijk deels op waarheid berust, maar gaat voorbij aan een belangrijk vertrekpunt. Met gezond boerenverstand is een managementsysteem heel makkelijk op te zetten. Mensen verzanden vaak in de terminologie van de norm. Bij termen als “identificatie en naspeurbaarheid” gaan natuurlijk niet meteen bellen rinkelen. Als je er dan aan toevoegt dat hier wordt bedoeld hoe je de producten kunt terugvinden die je hebt verkocht, gaat het kwartje vallen.

Met name in de laatste ISO normenfamilie die zijn opgesteld volgens de HLS norm, is veel aandacht besteedt om het gat tussen de beleefde realiteit en norm terminologie te slechten. Natuurlijk kan hulp van een consultant helpen om tot een betere interpretatie te komen. Wie zich even de tijd gunt om de norm door te nemen, zal toch snel constateren dat het geen “rocketscience” is.

Is het implementeren van een managementsysteem lastig?

Veel organisaties zien op tegen de veronderstelde moeite om een managementsysteem te implementeren. Er wordt vanuit gegaan dat normen zijn opgesteld zodat managementsystemen met name worden geïmplementeerd bij grote concerns, en daarmee prijzig zijn. De implementatie vergt niet alleen veel geld, maar ook een aanzienlijke investering vraagt als het gaat om het correct opleiden van medewerkers.

Niet is minder waar. De ervaring leert dat ook juist kleine organisaties prima uit de voeten kunnen met een doordacht managementsysteem. Mocht de ervaring uiteindelijk toch uitwijzen dat er een aanzienlijke investering moet worden gedaan om medewerkers op te leiden, dan is de vraag terecht of er geen onnodige zaken worden opgetuigd. Wist u dat het niet nodig is een volledige vendor rating op te tuigen om uw leveranciers te beoordelen? U laten begeleiden door een consultant kan voorkomen dat u “doorschiet” in uw implementatie. Deze begeleiding hoeft niet veel geld te kosten maar kan veel geld en moeite besparen.

Meer informatie?

Wilt u meer weten over onze partners die u kunnen helpen met het inrichten van een managementsysteem of wilt u graag een demo aanvragen van onze software? Wij horen het graag!

Dit artikel is geschreven door Marco van Burken en is één van de oprichters van ISO2HANDLE. Zijn jarenlange ervaring als managementconsultant heeft bijgedragen aan het platform dat ontwikkeld is om aan te sluiten op de dagelijkse praktijk en problemen waar bedrijven en consultants mee worstelen om het managementsysteem optimaal te laten functioneren.

 

Heeft u interesse in ISO2HANDLE? Vraag dan een gratis demo aan!