Op zoek naar een managementsysteem voor ISO certificeringen? ISO2HANDLE is een organisatie met een duidelijke focus op klanttevredenheid. Flexibel opereren zit duidelijk in onze genen. Dat betekent dat we niet alleen de klant centraal stellen, maar met name de doelstelling van onze klanten. Bewegen ligt in het verlengde daarvan. Het betekent voor onze organisatie dat we willen voldoen aan de eisen van onze klanten, partners, leveranciers, etcetera, kortom onze belanghebbenden. Met die insteek leggen we als organisatie een solide basis voor een optimale samenwerking. Alleen voldoen aan hun eisen vinden wij niet voldoende, wij gaan graag een stukje verder. ISO2HANDLE staat dan ook nooit stil als organisatie, stilstaan betekent namelijk achteruitgang. Anno 2019 is een dergelijke uitspraak minder relevant. In de wereld van vandaag kan ook een langzame beweging vooruit, al onvoldoende zijn en op termijn juist een achteruitgang betekenen.

Wat betekent dit nu voor een organisatie als ISO2HANDLE?

Om deze vraag goed te beantwoorden is het goed om naar de missie en de bijbehorende bedrijfsfilosofie te kijken. Wat is die missie?

ISO2HANDLE is de ultieme (digitale) praktijkondersteuner voor managementsystemen.

De missie van ISO2HANDLE is gebaseerd op praktijkervaring en een goede observatie van de markt. Wat wil deze markt, wat zijn haar problemen en hoe lossen we die op?

In de hedendaagse praktijk is er steeds meer sprake van het digitaliseren van diverse processen. De tijd van papieren handboeken ligt alweer ver achter ons. Hier ligt duidelijke de uitdaging van de digitale wereld met een duidelijke vraag: hoe wordt er vorm gegeven aan de gewenste praktijkondersteuning. ISO2HANDLE biedt meer dan enkel het aanbieden van software voor ISO certificeringen. Goede dienstverlening, kennis, stabiliteit en een uitgebreid partnernetwerk zijn cruciaal om u als klant optimaal te bedienen. Een goede en degelijke praktijkondersteuning vraagt immers om een langetermijnvisie, kennis, communicatie en de juiste begeleiding.

Als ultieme praktijkondersteuner is het belangrijk om te beschikken over de juiste kennis inzake de praktijk van managementsystemen. Binnen het team is dan ook sprake van een hoog kennisniveau, van VCA tot ISO9001 en van AVG tot ISO27001. Door de nauwe samenwerking met onze partners beschikken we over de juiste kennis, weten we wat er in de praktijk speelt en welke behoeften cruciaal zijn.

In welke richting moeten wij bewegen om alle (juiste) activiteiten uit te voeren om onze missie te laten slagen? De beantwoording van deze vraag begint met het vaststellen van onze belanghebbenden waar onze missie op aansluit.

Wie zijn de belanghebbenden?

Wij kunnen de volgende partijen onderscheiden die onmisbaar zijn in het bereiken van onze doelstellingen:
1. Partners
2. Auteurs
3. Klanten
4. Gebruikers
5. Medewerkers
6. Leveranciers
7. Certificerend Nederland

Wat vragen deze belanghebbenden van onze organisatie zodat we weten of onze missie slaagt?

Partners

Wat voor klanten geldt, is natuurlijk ook van toepassing op de partners die onze klanten begeleiden. Door op afstand mee te kijken met de klant is het mogelijk om de voortgang te monitoren en kan er waar nodig worden bijgestuurd. Uiteraard is de voortgang primair een verantwoordelijkheid van de klant. We zijn ons er echter van bewust dat er situaties kunnen ontstaan waarin een managementsysteem bepaalde elementen bevat waar de klant minder goed in thuis is. Consultancypartijen zoals bureau’s, zzp’ers etcetera en onze partners worden daarom vaak ingeschakeld om de helpende hand te bieden.

Om die ondersteuning te optimaliseren worden onze partners getraind om de software bij de klanten op de juiste en meest efficiënte manier toe te passen.

Dit helpt ons om onze missie te bereiken. Het goed trainen in het gebruik van onze software, maakt dat we de ultieme praktijkondersteuning in uitvoering kunnen zijn.

Auteurs

Onze software maakt gebruik van templates voor managementsystemen. Deze templates zijn aan te passen naar een ‘fits to all’ implementatie. Maar hoe komen deze templates tot stand?

We zijn continu aan het zoeken naar auteurs die deze templates op ons platform willen ontwikkelen. Deze auteurs zijn vaak ook partner. Specifieke kennis van een norm, vertaalt naar een template, willen wij graag beschikbaar krijgen op ons platform zodat partners en eindklanten hiervan kunnen profiteren. Wij streven ernaar om deze templates zo goed mogelijk te laten aansluiten op andere specifieke en sector gerelateerde normen, zodat er sprake is van een ‘plugin’ principe. Dit is ook waar de HLS (High Level) structuur van de ISO normen op is ingericht. Wij begeleiden onze auteurs in dit proces, en spiegelen graag bij onze partners en klanten omtrent de kwaliteit van de templates. Gaan ze onze missie helpen de ultieme praktijkondersteuner te zijn met onze software?

Klanten

Elke klant die een managementsysteem heeft geïmplementeerd in zijn of haar organisatie, heeft te maken met een dagelijkse praktijk. Dit kan gaan om een veelvoud aan gebieden zoals een kwaliteit, arbo, milieu of informatiebeveiligingssysteem.

Wat betekent een goede praktijkondersteuning voor de klant?
Ondanks dat veel managementsystemen een gelijksoortige opzet kennen en er daardoor vaak sprake is van overeenkomstige ‘praktijken’, leven bij onze klanten specifieke wensen. Voor een optimale ondersteuning is het van belang te weten welke wensen algemeen zijn en welke wensen juist specifiek gerelateerd zijn aan de situatie van de klant. Alleen door het gesprek aan te gaan met de klant kunnen we de wensen in kaart brengen. Zo kan het in een specifieke situatie zinvol zijn om bepaalde functionaliteiten standaard uit te schakelen of juist de optie te bieden bepaalde functies te kunnen activeren of te deactiveren.

Omdat wij graag samenwerken met partners die onze klanten ondersteunen is dit vaak een driehoeksgesprek. Hoe kan onze software nog slimmer, gebruiksvriendelijker, mobiel en intuïtiever worden om de ultieme praktijkondersteuning te kunnen bieden?

Gebruikers

ISO2HANDLE streeft ernaar om de software te ontwikkelen met de eindgebruiker in het achterhoofd. We leggen de focus daarom op het intuïtieve karakter van onze software. We laten ons hierbij bijstaan door experts die meekijken naar logica en ons adviseren. Zo kan het betekenen dat we het mogelijk maken om alles in de software te kunnen benaderen met maximaal drie muisklikken. Ondanks ons streven naar een grote mate van gebruiksgemak, kan zelfs de meest intuïtieve software vragen om extra uitleg. Samen met de partners hebben we daarom een training ontwikkeld die goed aansluit op de praktijk en gebruikt kan worden om de gebruikers bij de klant op weg te helpen. Feedback van gebruikers verwerken we direct in onze Frequently Asked Questions (FAQ) lijst.

Medewerkers

Onze medewerkers zijn een belangrijke schakel in de organisatie. Zij zorgen ervoor dat we als organisatie kunnen blijven bewegen. Vragen van partners en klanten bieden nieuwe kansen om meer te leren over het welslagen van onze missie. Al deze vragen moeten vertaald worden naar onze medewerkers. Medewerkers binnen onze organisatie willen graag bijdragen aan de missie en wij zoeken daar ook graag de juiste mensen bij.

Het maken van een goede vertaalslag naar de (digitale) praktijk van de managementsystemen blijft daarmee een uitdaging voor elke dag die door het team niet uit de weg wordt gegaan.

Leveranciers

Als je een softwarebedrijf bent dat diensten in de cloud aanbiedt, ben je afhankelijk van een goede leverancier voor het hosten van de klantomgevingen: Een datacenter. Ook een bedrijf dat een datacenter ‘host’, is altijd in beweging. Het vraagt voortdurend om aandacht om er voor te zorgen dat we ‘bij’ zijn met alle updates en alle daarbij behorende consequenties voor onze omgevingen. Daarnaast is een goede ‘uptime’ essentieel. Om dat te bereiken zijn we een samenwerking aangegaan met goede technische hosting experts die ons helpen bij het continue onderhoud en optimalisatie.

Certificerend Nederland

Managementsystemen worden gecertificeerd. Door alle bedrijven in Nederland die zijn gecertificeerd, de mogelijkheid te bieden om gebruik te maken van onze software voor ISO certificeringen, is het werken een stuk aangenamer en worden de resultaten positief beïnvloed. Op die manier zorgen we voor een grotere mate van tevredenheid op verschillende niveaus binnen een organisatie. Dit geldt niet alleen voor de eindgebruiker, ook de relaties van de klant ervaren dat.

Heeft u een uitdaging of opmerking om onze missie nog verder in beweging te brengen? Wij horen het graag!

geschreven door Marco van Burken
Marco is één van de oprichters van ISO2HANDLE. Zijn jarenlange ervaring als management consultant heeft bijgedragen aan het platform dat ontwikkeld is om aan te sluiten op de dagelijkse praktijk en problemen waar bedrijven en consultants mee worstelen om het managementsysteem optimaal te laten functioneren.

 

Heeft u interesse in ISO2HANDLE? Vraag dan een gratis demo aan!