De belangrijkste ISO 9001 certificering eisen in 10 minuten

Overweeg je om jouw organisatie te certificeren volgens de ISO 9001 norm? Dan vraag jij je vast af wat de ISO 9001 certificering eisen zijn. Dat kwaliteit en klanttevredenheid de twee belangrijkste invalshoeken van ISO 9001 zijn, dat is bekend. In dit artikel gaan we verder in op de inhoudelijke eisen voor ISO 9001 certificering. Dit is echter geen letterlijke kopie van de ISO 9001 norm. Mocht je alle details over de norm willen weten, dan kan je de ISO 9001 norm bestellen bij de NEN.

 

De hoofdstukken

De ISO 9001 norm bestaat uit 10 hoofdstukken. De eerste drie zijn vrij algemeen. In hoofdstuk 4 t/m 10 worden de specifieke eisen voor de norm benoemd. In dit artikel worden deze hoofdstukken kort uitgelicht.

 

Hoofdstuk 4

In hoofdstuk vier wordt de context waarbinnen de organisatie functioneert behandeld. Dit is met name op strategisch niveau. In dit hoofdstuk komen er twee belangrijke onderwerpen naar voren, namelijk stakeholdermanagement en actuele issues. Voor stakeholdermanagement is het van belang de stakeholders (belanghebbenden) en hun verwachtingen in kaart te brengen. Daarna moet de organisatie beoordelen of de organisatie kan voldoen aan deze verwachtingen of dat deze verbeterd moeten worden. Om inzicht te krijgen in de actuele issues is een andere vereiste om de kansen en bedreigingen rondom de organisatie vast te stellen inclusief eventuele maatregelen. Dit wordt ook wel risicomanagement genoemd.

 

Hoofdstuk 5

Dit hoofdstuk gaat over het leiderschap en de betrokkenheid van de directie. Het eerste belangrijke onderdeel is de betrokkenheid bij het kwaliteitsmanagementsysteem. De ISO 9001 norm eist hier dat de directie haar verantwoordelijkheid neemt en het belang hiervan communiceert. Daarnaast moet de directie een kwaliteitsbeleid vaststellen, implementeren, onderhouden en kenbaar maken. Door middel van een beleidsverklaring kan dit in de praktijk worden gebracht.

 

Hoofdstuk 6

In dit hoofdstuk staat planning centraal. De organisatie zal acties moeten opstellen om risico’s en kansen op te pakken. Dit gaat om de risico’s en kansen die in hoofdstuk vier zijn opgesteld. Twee belangrijke eisen zijn hiervoor het opstellen van kwaliteitsdoelstellingen en het opstellen van plannen om de kwaliteitsdoelstellingen te bereiken.

 

Hoofdstuk 7

Dit hoofdstuk gaat over de eisen rondom het vaststellen en beschikbaar maken van middelen voor het kwaliteitssysteem. Je kan hierbij denken aan:

  1. Een team samenstellen voor het implementeren van het kwaliteitssysteem;
  2. Het creëren van een geschikte omgeving voor de uitvoering van processen. Zoals een omgeving met optimale hygiëne;
  3. Kennis- en competentiemanagement. De organisatie moet hiervoor bepalen welke kennis nodig is om haar producten en diensten te kunnen leveren. Daarnaast moeten medewerkers competent genoeg zijn om alle processen uit te voeren. Deze competenties en kennis dienen op peil te worden gehouden.

 

Hoofdstuk 8

Dit is een zeer belangrijk hoofdstuk. De eisen die in dit hoofdstuk zijn opgenomen hebben namelijk direct impact op de kernactiviteiten van jouw organisatie. De belangrijke onderwerpen in dit hoofdstuk zijn:

  1. Operationele planning en beheersing. Dit gaat om de eisen die gesteld worden aan de producten en diensten. Hieronder vallen ook de middelen die nodig zijn om aan deze eisen te voldoen.
  2. Communicatie met de klant. Denk hierbij aan het opstellen van bijvoorbeeld een ISO 9001 klachten procedure.
  3. Ontwerp en ontwikkeling. Er moet een ontwerp- en ontwikkelproces worden opgesteld die de levering van producten en diensten kan realiseren. Hierbij moet rekening worden gehouden met de complexiteit van het proces en de eisen waaraan de producten en diensten aan moeten voldoen. Tot slot moeten ook behaalde resultaten vastgesteld worden.
  4. Beheersing van externe geleverde processen, producten en diensten. In dit onderdeel komt het leveranciersbeoordeling naar voren. Hiermee kan je de betrouwbaarheid van jouw leveranciers testen.

Hoofdstuk 9

Onder dit hoofdstuk valt de evaluatie van de prestaties. De drie belangrijkste onderwerpen in dit hoofdstuk zijn: klanttevredenheid, interne audit en directiebeoordeling. Bij de klanttevredenheid draait het om het verkrijgen van informatie om te bekijken of uw organisatie aan de klantverwachtingen voldoet. In de interne audit wordt periodiek beoordeeld of het kwaliteitssysteem nog voldoet aan jouw eisen en aan de ISO 9001 norm. Tot slot moet er in de directiebeoordeling de kansen voor verbeteringen vastgesteld worden. Daarnaast moet informatie worden bijgehouden als bewijs van de resultaten van de directiebeoordeling.

Hoofdstuk 10

In dit laatste hoofdstuk staat verbetering centraal. De twee belangrijkste eisen in dit hoofdstuk zijn afwijkingen en continue verbetering. Als er een afwijking aan het licht komt moet je hierop reageren en indien nodig maatregelen treffen om de afwijking te beheersen. Dit moet ook worden bijgehouden door middel van bijvoorbeeld een afwijkingsformulier. Tot slot moet er aan de hand van de output van de directiebeoordeling worden bepaald of er nog behoeften of kansen zijn die aangepakt moeten worden.

De certificering

Het is duidelijk dat er een hoop eisen zitten aan een ISO 9001 certificering. Het is van belang dat je realiseert dat ISO 9001 certificering geen doel op zich is. ISO 9001 is bedoeld om organisaties handvatten te bieden voor kwaliteitsmanagement en continue verbetering.

De nieuwste versie van de ISO 9001 komt uit 2015.  Er is veel veranderd ten opzichte van de vorige versie uit 2008. In de ISO 9001:2015 wordt de organisatie centraal gesteld. Wat zijn bijvoorbeeld je specifieke bedrijfsrisico’s en welke maatregelen kan je daar tegen nemen? Wie zijn jouw stakeholders en hoe voldoe je aan hun verwachtingen? Dit zijn belangrijke vragen voor iedere organisatie, want iedere ondernemer vindt het immers belangrijk dat klanten tevreden zijn.

ISO2HANDLE
Iso2Handle ondersteunt organisaties bij certificeringstrajecten, waaronder ook ISO 9001 certificering. Ben je nieuwsgierig geworden? Neem dan gerust contact op met ons.