Gijs van Heijst

Gijs van Heijst is partner manager bij ISO2HANDLE.

Met zijn jarenlange ervaring in sales & partner management helpt hij partners en klanten met het digitaliseren van processen.

Na 21 jaar actief te zijn geweest in de software/recruitment branche en een sabbatical van een half jaar liep ik  ISO2HANDLE tegen het lijf. Een jonge club met een enthousiast managementteam dat zowel ICT als praktijk kennis over certificeringen in huis heeft. Een unieke combinatie.

 

Ik wist wel iets van normeringen af omdat ik zelf in mijn vorige functie in aanraking was gekomen  met ISO 27001 en GDPR. Toen was ik heel blij dat wij mensen in dienst hadden die het hele certificeringsproces begeleide, maar nog belangrijker de processen nauwkeurig opvolgde, bij calamiteiten aan de bel trokken en de juiste registraties deden. Ik zag in die tijd het certificeringsproces als noodzakelijk kwaad.

 

Van diverse kanten werd ik gewaarschuwd dat het vaak voorkomt dat bij de hercertificering blijkt dat:

  • De registratie onvoldoende was;
  • Men niet meer wist wat de laatste versie van het handboek was;
  • Wie er verantwoordelijk was voor welke procedures.

 

Resultaat, men moest veel energie en geld besteden om alsnog alles recht te trekken. Jammer dat ik ISO2HANDLE niet eerder kende. Ik zal het zeker bij onze organisatie geïmplementeerd hebben.

 

Ik hoor u denken… Waarom dan? Toch niet omdat het zo’n leuke hippe club is zeker. Nee dat niet (al hielp dat wel mee om met deze mannen in zee te gaan).

 

Het is eigenlijk heel eenvoudig. ISO2HANDLE lost daadwerkelijk meerdere problemen op door het certificeringsproces in software te “vangen”. Men noemt dit een Management Systeem.

 

Ik zal hieronder 3 problemen die elk bedrijf tegenkomt bij het certificeringsproces benoemen:

 

Probleem 1, registratie van informatie

Er wordt bij een certificering veel informatie gevraagd, wat allemaal opgeschreven moet worden. Dit kost erg veel tijd en mankracht en dus geld.

Hoe heeft ISO2HANDLE dit opgelost

ISO2HANDLE werkt met zogenoemde voorzet teksten. Zo dient u bijvoorbeeld bij ISO9001 een vraag te beantwoorden als “Geef een beschrijving van de belangrijke punten die de inhoud en structuur van uw organisatie bepalen” Daar sta je dan met al je goede bedoelingen en nog 100 e-mails die op je staan te wachten. Hoe fijn is het dan dat er een knop is die aan je vraagt: “Doe een voorzet”. Je klikt erop en meer dan 80% van wat je moet invullen verschijnt op je scherm. Je hoeft alleen nog maar de gemarkeerde velden in te vullen.

 

Probleem 2, waar staat nu eigenlijk de laatste versie van het handboek

Hoe heeft ISO2HANDLE dit opgelost

De applicatie van ISO2HANDLE is zo in te richten dat je min of meer verplicht wordt procedures continu aan te scherpen dan wel nieuwe toe te voegen op het moment dat dat nodig is. Omdat dit in de applicatie wordt gedaan is ook het handboek direct bijgewerkt. Er is dus maar een versie van het handboek en deze zit in de applicatie.  

 

Probleem 3, hoe weet ik nu zeker dat alle procedures zijn (op)gevolgd?

Hoe heeft ISO2HANDLE dit opgelost

Procedures zijn in ISO2HANDLE geautomatiseerd. Neem een klachtenformulier. Komt er een klacht binnen en wordt deze niet opgepakt dan verschijnt dit automatisch in je dashboard zodat je hem niet vergeet. Mocht je op vakantie zijn dan kan deze automatisch worden geëscaleerd naar een collega of manager. Alle procedures zijn in rapportagevorm en op je dashboard altijd en overal zichtbaar.

 

De eerste klanten werken inmiddels met ISO2HANDLE. Er komen steeds meer nieuwe certificeringen bij. Zoals bij elk nieuw initiatief moet er nog veel gebeuren. ISO2HANDLE werkt graag met partners, veelal consultantbureau’s. Er zullen steeds meer partners aangesloten worden en we hebben een lijst van wensen die we aan de software willen toevoegen. Het begin is er in ieder geval en ik ben benieuwd waar ISO2HANDLE eind 2019 staat.

 

Op naar een mooi 2019.