Het is voor ons allemaal een rare, onzekere en uitdagende tijd. De eerste week dat ons door het RIVM werd geadviseerd om thuis te blijven merkte ik dat veel mensen om mij heen in een soort zenuwachtige vakantie stemming verkeerde. Er werden extra boodschappen gedaan. Niet voor op de camping of vakantiehuisje maar om er zeker van te zijn dat we voldoende in huis zouden hebben. Ook ik deed daar aan mee. 

De tweede week ontstond er hier en daar een lichte paniek omdat er veel onduidelijk was rondom werk, gezondheid, economie en privé omstandigheden. 

De derde week begon men zich te realiseren dat dit zo nog wel even kon duren en werd er nagedacht over de gevolgen hiervan. Nu, in de vierde week,  krijgen wij meer en meer vragen rondom de mogelijkheid van het digitaliseren van het Management Systeem.

Laten we voorop stellen dat de gezondheid en een veilige thuis omgeving voorop staan als het gaat om het hebben van een “secure base”. Een omgeving waar jij je veilig voelt, jezelf kan zijn en waar je in deze dagen je werk kan doen. Al het andere is eigenlijk bijzaak.

Toch zitten veel mensen die werkzaam zijn als KAM coördinator, QHSE Manager of verantwoordelijk zijn voor het monitoren van bedrijfs (kritische) processen met vragen als:

Hoe krijg ik inzicht in de gegevens van de werkplek inspecties die mijn collega’s nog doen?

Welke maatregelen moeten er nog genomen worden op eerder gemelde incidenten en wat is de status van het maatregelen dossier in zijn algemeen?

Hoe kom ik bij de gegevens van mijn leveranciers zodat ik deze kan beoordelen?

Welke audits stonden er ook alweer gepland en waar staan de gegevens om dit voor te bereiden?

Het is goed mogelijk dat je enkele jaren geleden nog werkte met een handboek in Word en een aantal registratie mogelijkheden in Excel. Niets mis mee als het om kleine aantallen registraties gaat en je het overzicht weet te behouden.

De wens om meer digitaal te gaan werken en de mogelijkheden die het internet biedt bracht de afgelopen jaren al een stroomversnelling teweeg. Veel organisaties stapte over van een “handboek in de kast” op een omgeving zoals SharePoint of een document management systeem om hun documentatie ook op afstand in te kunnen zien. Een mooie stap maar hoe om te gaan met de registraties en het bijhouden van de maatregelen als die niet in de “cloud’ staan en overzichtelijk zijn geordend.

De wens om ook acties, incidenten, maatregelen etc. op een eenduidige wijze te kunnen registreren neemt steeds verder toe. Vragen die wij de afgelopen weken kregen waren o.a.: 

We moeten kosten besparen, kunnen jullie online inzichtelijk maken waar onze faalkosten zitten en met welke leveranciers we de meeste incidenten hebben gehad?

We moeten afstand van elkaar houden en toch willen we informatie delen, kunnen we dat met jullie platform?

Nu we i.v.m. besmettingsgevaar zo min mogelijk met pen en papier moeten werken, kunnen jullie registraties verzorgen via de mobile telefoon? 

Kunnen jullie helpen bij het op afstand inzicht houden op alle bedrijfs (kritische) processen en de incidenten die daarop binnen komen?

We zijn erg blij met dit soort vragen en niet alleen omdat we ze positief kunnen beantwoorden. Het geeft aan dat veel bedrijven hun certificaat niet zien als een  verplicht tegeltje aan de muur. Veel bedrijven zijn echt heel serieus bezig hoe ze elke dag dezelfde of hogere kwaliteit kunnen leveren, beter grip kunnen krijgen op de organisatie en dat zonder star te worden.

Het mooie is dat een online Management Systeem (wat dus veel verder gaat dan een document management systeem) een groot aantal van de bovenstaande problemen direct oplost. Ook de implementatie van een dergelijk platform hoeft geen weken te duren. Wij zien dat met de komst van de Corona Crisis er bij veel organisaties een versneld inzicht is gekomen dat het noodzakelijk is om op afstand deze processen te kunnen beheersen en te monitoren. Een proces wat al aan de gang was maar nu ogenschijnlijk in een stroomversnelling is gekomen.

Vragen over hoe wij, of een van onze vele partners, jou kunnen helpen? Neem gerust met ons contact op. Wij helpen je graag verder.